How 20+ Teams Eliminated Double-Entry and Built Predictable Delivery

NFON ist ein führender Cloud-basierter Unified Communications (UC) -Anbieter, der über 50.000 Kunden unterstützt und mit über 3.000 Partnern in ganz Europa zusammenarbeitet. Im Rahmen ihres Ziels, ein agileres Unternehmen zu schaffen, durchläuft das Unternehmen derzeit eine unternehmensweite Transformation, die vom Agile Transition Leader, Solution Engineer und Systemarchitekt Stefan Höhn geleitet wird.

Eine große Herausforderung bei diesem Projekt war die Verwaltung von Abhängigkeiten innerhalb eines großen Entwicklungsteams. „Wir haben immer noch über 100 Mitarbeiter, die an der Gestaltung und Entwicklung unserer Dienste arbeiten. Das bedeutet, dass wir etwa 14 bis 15 Teams mit vielen Abhängigkeiten haben, also mussten wir einen Weg finden, diesen Prozess besser zu verwalten „, sagte Stefan.

Planungssitzung voller Spaß — und Chaos

„Hast du eine Ahnung, was wir hier gemacht haben?“

„Nun ja, ich habe die User Stories verlinkt“

„Aber kannst du es verstehen? Kannst du es dir vorstellen?“

„Nein, ich kann nicht“

Gespräch zwischen Stefan und seinem Kollegen

Die Schwierigkeit, Abhängigkeiten zu visualisieren, war ein großer Knackpunkt für Stefan und das Unternehmen. Die PI-Planungssitzungen, die als „unterhaltsam, aber chaotisch“ beschrieben wurden, waren die Bereiche, in denen die Teams am meisten zu kämpfen hatten. „In einem Raum mit fünf Meter breiten und drei Meter hohen Wänden würden sich rund 250 Leute treffen, um ihre Ideen einzubringen und Themen und Abhängigkeiten zu finden“, sagte er. „Aber nachdem wir uns getrennt hatten und zurück ins Büro gegangen waren, war der Schwung weg. Und ich habe immer gefragt: Können wir das irgendwie auf elektronische Weise gemacht haben?“.

Das zu lösende Problem

Als Stefan begann, nach einer Lösung zu suchen, fand er nur sehr wenige Optionen, mit denen Abhängigkeiten visuell verwaltet werden konnten. Nachdem er Easy Agile Programs entdeckt hatte, hatte Stefan das Gefühl, das Tool gefunden zu haben, nach dem er gesucht hatte.

„Was wir versuchen zu erreichen, ist, unsere Abhängigkeiten wirklich in den Griff zu bekommen“, sagte Stefan. „Wenn man so viele Leute hat, werden die Dinge komplex.“

„Also, wenn du dir vorstellst, dass du 14 Teams in einem Sprint hast. Sie könnten davon ausgehen, dass Sie mindestens 140 Benutzerberichte haben und die Wahrscheinlichkeit besteht, dass es innerhalb und außerhalb des Teams Abhängigkeiten gibt, viele Abhängigkeiten.“

„Easy Agile Programs hilft, den gesamten Plan viel sichtbarer zu machen, und hilft uns, Überraschungen zu vermeiden, dass Teams etwas nicht liefern würden, was für andere Teams notwendig oder wichtig gewesen wäre. Ich denke, wir haben da eine ziemliche Verbesserung festgestellt.“

Die Lösung

Abhängigkeiten erstellen und visualisieren

„Easy Agile Programs macht es so einfach, die Abhängigkeiten zu verwalten. Es geht nicht nur um die Visualisierung der Abhängigkeiten, sondern auch um deren Erstellung. Das sind eigentlich zwei Dinge, die ich an dem Tool am meisten liebe.“

Stefan Höhn, Leiter der agilen Transition, NFON

„Wir versuchen, die Techniken in SAFe zu verwenden, und dazu gehört auch die PI-Planung“, sagte Stefan. „Während der PI-Planung sprachen die Teams über Ziele und Risiken. Aber jetzt gibt es noch eine dritte Sache, über die die Teams sprechen sollen, und das sind die Abhängigkeiten.“

„Wenn die Geschäftsinhaber vorbeikommen und mit den Teams sprechen und sehen, was sie während der Planung getan haben, lautet eines der Themen ‚Können Sie uns Ihre Abhängigkeiten zeigen? ' Und das wäre ohne das Tool nicht möglich.“

„Es geht nicht nur um die Visualisierung der Abhängigkeiten, sondern auch um deren Erstellung. Das sind zwei Dinge, die ich an dem Tool wirklich am meisten liebe „, sagte Stefan.

In Easy Agile Programs verfügen Teams über einen eigenen Planungsbereich, in dem sie Abhängigkeiten innerhalb und zwischen Teams erstellen können. Diese werden automatisch zum Jira-Problem hinzugefügt.

„Immer mehr Teams erkennen den Wert der Planung und die Unterstützung, dass sie sichtbar ist, weil leicht zu erkennen ist, ob sie auf ein Problem stoßen.“

„(Manchmal) ist Ihnen vielleicht nicht einmal bewusst, dass Sie ein Problem haben. Ich würde dir also sagen, wenn du Abhängigkeiten — Links innerhalb von Jira — erstellst, verwende einfach Easy Agile Programs und visualisiere es, um zu sehen, ob du ein Problem hast oder nicht.“

Die Farbe der Abhängigkeitslinie in Easy Agile-Programmen weist auf ihren Zustand hin. Mithilfe von Filtern ist es einfach, Diskussionen auf Bereiche zu beschränken, in denen Teams entsperrt werden müssen. Wenn eine Abhängigkeit grün ist, ist sie gesund, gelb ist sie gefährdet und eine rote Abhängigkeitslinie weist auf einen Konflikt hin.

Demoversion auf Anfrage

„Ich ermutige die Teams, die Abhängigkeiten regelmäßig, alle zwei Wochen, zu überprüfen, um festzustellen, ob sich etwas geändert hat. Und höchstwahrscheinlich hat es sich geändert.“

„Wir haben sogar einige „Regeln“ oder Leitlinien erstellt, um es sich zur Gewohnheit zu machen, über Abhängigkeiten zu sprechen. Wir sagen im Grunde, Grün ist in Ordnung, du darfst keine roten haben und achte darauf, dass du so wenige gelbe (Abhängigkeitslinien) wie möglich zwischen den Teams hast und keine innerhalb des Teams.“

Als native App in Jira können Sie mit Easy Agile Programs mithilfe von Jira-Abhängigkeitslinks innerhalb des Tools Abhängigkeiten zwischen zwei nativen Jira-Problemen erstellen. Diese werden automatisch in Echtzeit an anderer Stelle in Jira wiedergegeben.

Abhängigkeiten verwalten

„Mit Easy Agile Programs brauchten wir drei Minuten, um unsere Abhängigkeiten zu korrigieren. Und selbst das hat uns erstaunt.“

Stefan Höhn, Leiter der agilen Transition, NFON

Als Stefan seinem Kollegen mitteilte, wie Easy Agile Programs Abhängigkeiten visualisieren können, fragte er dann: „Wie gehen wir vor, um das zu beheben? Was denkst du, wie lange würde es dauern, es tatsächlich zu entwirren?“

Sein Kollege schlug eine Woche vor.

„Mit Easy Agile Programs brauchten wir drei Minuten, um unsere Abhängigkeiten zu korrigieren. Und selbst das hat uns erstaunt.“

Die Möglichkeit, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu sehen und nicht nur zu verstehen, ob Abhängigkeiten bestehen, sondern diese auch angehen zu können, hat Zeit gespart und die Fähigkeit verbessert, zuverlässig zu planen.

„Sie können die Arbeit visuell verschieben, und während Sie sie verschieben, können Sie sehen, ob Sie neue Probleme schaffen oder sie verbessern.“

„Das Tool hilft uns wirklich, Dinge schneller und viel mehr zu erledigen — ich würde nicht einmal sagen effizient — aber effektiv.“

Easy Agile Programs bringt Klarheit ins Chaos

Stefan hat jetzt Easy Agile Programs in die agilen Praktiken von NFON integriert, um den PI-Planungsprozess zu vereinfachen und Abhängigkeiten besser zu verwalten. „Diese Erfahrung zeigt, wie Tools einen Unterschied machen können“, sagte Stefan. „Deshalb sage ich Teams immer, dass sie das Tool einfach verwenden sollen — Abhängigkeiten erstellen, es mit Jira verknüpfen und es ausprobieren“.

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DEMO AUF ABRUF

‍Suncorp ist eines der größten Finanzdienstleistungsunternehmen Australiens und bietet eine Reihe von Versicherungs- und Banklösungen in Australien und Neuseeland an. Als das Unternehmen kürzlich die Richtung änderte, um sich auf einen agileren Weg zu konzentrieren, erkannte Scrum Master Dexter Driver schnell, dass sie einen besseren Weg finden mussten, um den Planungsprozess abzuschließen.

„Bei der Verwaltung unserer Projekte hatten wir zuvor den Waterfall-Ansatz oder eine Mischung aus Waterfall und Agile verwendet“, so Dexter. „Nachdem ich die Richtung geändert hatte, um einen agileren Weg einzuschlagen, begann ich, nach Tools zu suchen, die uns bei diesem Übergang helfen könnten.“

Effektive Pläne mit dem richtigen Detaillierungsgrad erstellen

Um dem Fokus des Unternehmens auf Agilität gerecht zu werden, begann Dexter, nach einer Lösung zu suchen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und den Planungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig genügend Details innerhalb des Plans beizubehalten. „Das Ziel bestand darin, Quartalspläne erstellen und präsentieren zu können, die für uns funktionieren“, so Dexter. „Das bedeutete, dass der Plan so detailliert sein musste, dass die Teams zusammenarbeiten konnten, und gleichzeitig schnell und leicht verständlich sein musste.“

Intuitiv von Anfang an

„Vom ersten Mal an, als wir es benutzt haben, war es sehr einfach. Es war sehr schnell zu verstehen und ich musste keine Schulung absolvieren.“

Dexter-Treiber, Scrum Master, Suncorp

Dexter gefunden Einfache agile Programme war von Anfang an einfach zu bedienen und intuitiv. Die Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglichte eine einfache Organisation und eine klare Priorisierung der Aufgaben, wodurch den Teams wertvolle Zeit gespart wurde. „Es erledigt alles, was Sie benötigen, auf sehr einfache Weise“, so Dexter. „Wir können eine vereinfachte Ansicht teilen und gleichzeitig die Kommunikation und die Qualität unserer Planung verbessern.“

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Durch die Verwendung von Einfache agile Programme, fand Dexter drei klare Vorteile für das Unternehmen:

Verbesserte Abbildung von Abhängigkeiten

Mit einem klaren Überblick über die Abhängigkeiten zwischen den Trupps erklärte Dexter, dass Teams ihre Abhängigkeiten und ihr gegenseitiges Vertrauen besser verstehen und verwalten könnten. „Bei den letzten vierteljährlichen Planungsveranstaltungen war es viel einfacher, unseren Plan zu kommunizieren und einen klareren Zeitplan zu bieten, insbesondere für einige unserer Führungskräfte“, sagte Dexter.

Optimierte Kommunikation

Die Integration von Einfache agile Programme Der Einstieg in den Planungsprozess bedeutete, dass die Teams nicht mehr zwischen zwei verschiedenen Plattformen wechseln mussten. „Die Möglichkeit, bei der Planung die Schrittzuwächse zu berücksichtigen, ist wahrscheinlich eines der wichtigsten Dinge, die uns bei unserer täglichen Arbeit helfen“, so Dexter.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die vereinfachte Ansicht in Kombination mit den vierteljährlichen Planungsereignissen hat zu einer klaren Kommunikation zwischen Teams, Führungskräften und Stakeholdern beigetragen. „Sie können nicht nur den Plan sehen, sondern es erleichtert uns auch, mit ihnen zu sprechen und die Dinge im Laufe der Zeit zu erklären“, sagte Dexter.

Easy Agile Programs wird Suncorps bevorzugtes Planungstool

Dank klarer Vorteile rund um klare Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit dauerte es nicht lange, bis Einfache agile Programme wurde zum bevorzugten Instrument, um den vierteljährlichen Planungszyklus abzuschließen.

„Easy Agile Programs ist sehr einfach zu bedienen und hat die Kommunikation zwischen Teams viel einfacher und effektiver gemacht. Also, mein Rat an alle Interessierten ist, es einfach mal auszuprobieren.“

Dexter-Treiber, Scrum Master, Suncorp

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Die AF Group hat es sich zur Aufgabe gemacht, innovative Versicherungslösungen anzubieten und über ihr Netzwerk von Affiliate-Marken außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten. Im Rahmen dieser Mission leitete die Gruppe eine unternehmensweite SAFe-Transformation ein, um die Produkte besser an der Strategie auszurichten und kontinuierlich einen Mehrwert zu bieten. Während dieses Projekts spitzten sich Probleme im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit und der virtuellen PI-Planung zu.

„Wir haben immer in unseren Silos gearbeitet, daher war es für uns ein großes Hindernis, Abhängigkeiten zu identifizieren und dann zu schaffen“, sagte Amanda Latusek, Managerin, Enterprise Portfolio & PMO bei AF Group. „Wir mussten einen Weg finden, als geschlossenes Team zusammenzuarbeiten, um unsere PI-Ziele zu erreichen.“

Das zu lösende Problem: Zusammenarbeit bei der virtuellen PI-Planung

Die Zusammenarbeit zwischen virtuellen Teams war für die Umsetzung der Transformation unerlässlich, aber es war schwierig, dies bei virtuellen PI-Planungsveranstaltungen in der Praxis umzusetzen. Um dieses Problem zu lösen, probierte das Team vor den Easy Agile-Programmen zwei verschiedene Lösungen aus, nur dass die Scrum Master ihre Arbeit duplizieren mussten, um zu versuchen, die Lücken zu schließen. Sie stellten auch fest, dass Abhängigkeiten nicht immer geplant oder kommuniziert wurden, was dazu führte, dass ungeplante Arbeiten in die PI-Ausführungsphase kamen und Verpflichtungen nicht eingehalten wurden.

„Wir hatten kein Programmboard, das uns die Visualisierung bieten würde, die wir für eine effektive Zusammenarbeit benötigten“, sagte Amanda. „Als ich auf Easy Agile Programs stieß, beschloss ich, das Tool einzubeziehen, um zu sehen, ob es unsere virtuelle PI-Planung erleichtern könnte.“

Von der Demo zur Implementierung in zwei Wochen

„Das Wichtigste, was mir an Easy Agile Programs auffiel, war die einfache Bedienung.“

Amanda, Managerin für Unternehmensportfolio und PMO, AF Group

Amanda verbrachte zwei Stunden damit, das Tool in der Sandbox-Umgebung zu testen. Nachdem sie die Fähigkeiten und Funktionen des Tools besser verstanden hatte, erstellte sie maßgeschneiderte Schulungsvideos, die sie mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen teilen konnten, damit sie asynchron lernen konnten, wie die Anwendung in ihrem Unternehmenskontext funktioniert.

„Ich konnte es aushalten und unsere Produktmanager, Scrum Master und RTEs in zwei Wochen mit dem Tool vertraut machen, bevor wir es in unserer realen virtuellen PI-Veranstaltung zur Planung eingesetzt haben“, sagte Amanda. „Bei der Umstellung auf Easy Agile Programs hatten wir nur minimale Herausforderungen, da Jira bereits so konfiguriert war, dass es gut in das Tool passte.“

Klare Ergebnisse innerhalb der ersten PI-Planungssitzung

„Wir haben bereits in der ersten PI Planning-Sitzung Ergebnisse festgestellt, da wir sehen konnten, wie unsere Teams zusammenarbeiteten und Abhängigkeiten identifizierten.“

Amanda, Managerin für Unternehmensportfolio und PMO, AF Group

Amanda gibt zu, dass sie anfangs zwar nervös war, ein weiteres Change-Management-Element in das Transformationsprojekt einzuführen, die Ergebnisse sich aber gelohnt haben. „Das positive Feedback zur Verwendung dieses Tools war unglaublich“, sagte Amanda. Zu den Siegen für AF Group gehören:

Verbesserte Zusammenarbeit während und nach der PI-Planung

„Die Verbesserung der Zusammenarbeit war ein Unterschied zwischen Tag und Nacht“, sagte Amanda. „Das Tool zwingt uns dazu, während des PI-Events Gespräche über Abhängigkeiten zu führen, und fördert die Zusammenarbeit während der PI-Ausführung. Daher sind sich unsere Teams der Risiken bewusst, die mit Abhängigkeiten verbunden sind, und sie können diese so schnell wie möglich mindern.“

Identifizierung und Verwaltung von Abhängigkeiten zur Wertschöpfung

Amanda erklärt, dass das Tool dem Team geholfen hat, die Herausforderungen bei der Identifizierung von Abhängigkeiten zu bewältigen. „Easy Agile Programs hat uns geholfen, diese Hürde schnell zu überwinden, sodass wir als Team effizienter zusammenarbeiten konnten“, so Amanda. „Wir sehen, dass immer mehr Abhängigkeiten identifiziert und nachverfolgt werden, was letztlich zu einer besseren Qualität und Wertschöpfung führt.“

Keine Doppelarbeit für mehr Effizienz

Die vollständig integrierten Funktionen in Jira haben maßgeblich dazu beigetragen, dass die Agile-Teams von AF Groups bei der PI-Planung effektiver und in der Ausführungsphase effizienter sind. „Mit Easy Agile Programs müssen wir unsere Arbeit in Jira nicht duplizieren“, so Amanda. „Stattdessen können wir unser Programm innerhalb des Tools erstellen. Es lässt sich nahtlos in unsere Jira-Anwendung integrieren und verknüpft automatisch alle von uns identifizierten Probleme oder Abhängigkeiten.“

Besseres Risikomanagement

„Die Visualisierung, die Easy Agile Programs bietet, hat uns geholfen, Risiken zu managen“, sagte Amanda. „Das Tool weist auf gesunde, gefährdete und blockierte (Abhängigkeiten) Risiken hin. Dies sorgt für eine bessere Kommunikation zwischen den Agile Release Trains, sodass sie die richtigen Arten von Risiken entsprechend angehen können.“

Ein Wert, der über die PI-Planung

Einer der unerwarteten Vorteile der Einführung des Tools war die Anwendung des Programmboards über PI Planning hinaus. „Unsere Teammitglieder verwenden es jetzt für unsere Scrum of Scrums, sodass sie diese Zusammenarbeit auf andere Agile-Teams übertragen können, um eine termingerechte Umsetzung sicherzustellen“, sagte Amanda.

Bessere Zusammenarbeit fördern, um mehr Wert zu schaffen

Die AF Group beschäftigt derzeit rund 300 Mitarbeiter, die in vier Agile-Release-Trains und sieben Shared-Services-Teams auf Veranstaltungen von Easy Agile Programs for PI Planning vertrauen. „Die Easy Agile-Programme haben es unserem Unternehmen ermöglicht, auf effizientere Weise zusammenzukommen und zusammenzuarbeiten“, so Amanda. „Das hat dazu beigetragen, mehr Vertrauen zu schaffen und letztendlich hat es uns geholfen, mehr Wert in unserer gesamten Organisation zu schaffen.“

„Mein Rat an andere Unternehmen, die Easy Agile-Programme in Betracht ziehen, lautet, nicht zu warten. Das Tool hat uns in kurzer Zeit viele Erfolge für unsere agilen Praktiken im gesamten Unternehmen beschert.“

Amanda, Managerin für Unternehmensportfolio und PMO, AF Group