Jira-Apps für agile Teams

Let's talk about the backlog refinement process, once known as backlog grooming. You might know the Pareto principle and the philosophy of doing 80% of the work with 20% effort. It sounds wonderful, right?

On the other hand, refining a product backlog, updating backlog items and estimates might seem like a luxurious activity one postpones until they’re free from other activities in the agile process.

However, that’s not the case. Refining the backlog is indispensable. Sometimes, the power lies in the details, and with backlog management, that couldn't be truer.

Backlog refinement resembles great chefs developing their new recipes. 🍳 That's because besides details, refining a backlog demands a great deal of filling in the gaps and adjusting.

Join us as we discuss what refining a backlog entails. We'll look at what it is, its importance, the details of how to do it, and some key tips.

First things first, let’s look at what backlog refinement is.

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About backlog refinement

Backlog refinement is like pruning a plant: You discard the branches that are no longer necessary so you can help the plant grow the right way.

That means that you already have items in your backlog, but they might need some information or an update before they’re implemented. Also, some items might even need to be cut off from the backlog.

Refining the backlog saves time and money by ensuring that its items are ready for development at the right time. It also ensures that no customer-valuable item is forgotten. On the other hand, it guarantees that only customer-valuable items are implemented. All of this helps you retain customer focus.

Pick up your pruning shears, because we’re about to help you trim your backlog. ✂️

The Product Owner most likely schedules work sessions to refine the backlog.

These backlog refinement sessions should be regular, though you can refine the backlog more informally as long as it's an ongoing process. Besides the Product Owner, some of the Scrum team members can participate. Remember that the Development Team, the Scrum Master, and Product Owner are the Scrum Team. Although the Product Owner can update the backlog themselves, it's a great practice to involve the team.

Besides keeping the backlog up-to-date and complete, backlog refinement involves:

• Splitting broad user stories or other types of backlog items such as tasks or bugs, plus adding detail to them to improve comprehension
• Adding or reviewing estimates to issues, as estimation is crucial to sprint planning
• Ordering backlog issues to deliver high-priority ones in the next Scrum iteration

Important: Keep in mind that the customer ultimately determines the priorities. That’s one of the reasons why backlog refinement should be customer-centric (more on that later).

Tools that help you keep your backlog customer-centric will also help you deliver better for your customers. Easy Agile TeamRhythm lets you view your backlog and sprints in the context of the user story map, so you the whole team can see at a glance the work that is most important to your users.

Now that you know what refining a backlog is and who’s involved, let’s cover how to do it.

How to refine a backlog

There are so many ways of refining a backlog that it would be impossible to give you the best one.

• You could refine — split and detail — first and estimate second, starting with the least understood items first.
• You could estimate first to conclude on items that demand refinement before estimation and only then refine high-effort items if necessary.
• You could use a dedicated tool to help you refine or estimate, such as Easy Agile TeamRhythm, or you could just rely on a spreadsheet or a whiteboard and pen.

When refining the backlog, the Product Owner and the involved team members pursue the following goals:

• Make sure the backlog is accurate, which means that it contains all the necessary items.
• Maintain the prioritization of those items.

Ensure the delivery of the most important items, which should be on top of the backlog.

In the course of refinement, those involved might need to revive the product vision and the product roadmap. It might also be helpful to create user personas and define acceptance criteria, especially for item detailing.

Do you know what a backlog item ready for a sprint looks like? If not, develop a definition of done as well as a definition of ready. Then, to achieve item readiness, work out items such as:

• Sharing an understanding of the acceptance criteria
• Agreeing on a structure for the full description of different kinds of item
• Defining a clear view of dependencies between items
• Identifying the subject matter expert for each item

Finally, you should refine high-priority items first. Those are the ones developers will implement first in the next sprint.

Remember that backlog refinement is the set of all activities that have to do with managing backlog items. But there’s a thing: Backlog refinement doesn't have a time-box. According to the Scrum framework, it's not one of the Scrum events. Instead, it's a continuous crusade, and it's not necessarily a meeting (although it can be).

As you get used to backlog refinement, you can use the following questions to evaluate your progress.

Backlog refinement checklist

While goals are nice to have, you need to carry out specific actions to achieve them. So, here's a checklist that you must regularly go through. You can use it to either evaluate if the backlog needs refinement or confirm that refinement is done for the moment.

• Does the backlog contain user stories or other kinds of items that no longer make sense?
• Did you elicit any user need that's not yet in an appropriate form of backlog item?
• Does your customer expect you to implement any urgent item that's at the bottom of the backlog?
• Did the importance of delivering any item change since the last time you looked at the backlog?
• Does the backlog have any item for which no agile estimate exists?
• Is any estimate outdated?
• Is any backlog item too broad to understand what developers should implement in the next sprint?

You can only claim to have a refined backlog when you answer "No" to all the above questions. Until then, keep working on it, and avoid the below traps.

WATCH: Eliminate your flat backlog

What to avoid with backlog refinement

1. Ask more experienced team members to detail backlog items or provide estimates. For instance, junior developers aren't well-equipped to do this — talk with more senior team members about these topics.

2. Involve select team members. Talking with the entire team tends to just add noise. And, as we mentioned above, you should try to involve more experienced team members rather than more junior people.

3. Document your decisions.  This is terribly important. Human memory is unreliable. So, to repeat good decisions and avoid bad ones, document both over time.

4. Do not excessively detail backlog items. Or you risk developers not knowing what to do with them. A great way to avoid this is involving some members of the Development Team in backlog refinement.

5. You shouldn't refine backlog items currently under development. You should refine the backlog for the next sprint or subsequent sprints.

6. Don't refine the backlog of the current sprint until it ends. You might feel tempted to only refine backlog items until the very last minute. That isn't good. Unexpected things happen, such as busy agendas, and discussions that take longer than anticipated...as a result, you might not deliver what's expected.

7. Avoid disagreements on estimates.  That's usually a sign that refinement is lacking for that item. Listen to those people who suggest the highest or the lowest estimates. They're usually the ones who didn't understand the items because of either missing or too much information.

8. Get multiple people to weigh in on estimates.  Although only asking one person may speed up the estimation, that doesn’t demonstrate a shared understanding. And that's something you should be keen about in backlog refinement.

If you’re unsure whether you need to do this process, take a look at the below benefits.

Best practices for maintaining a DEEP backlog

A truly effective backlog follows the DEEP principles - Detailed appropriately, Estimated, Emergent, and Prioritized. Here's how to operationalize these principles in your daily backlog management:

Detailed appropriately

• Progressive elaboration system: Implement a tiered detailing approach where items receive increasing levels of detail as they move up the backlog:
  • Tier 1 (Top of backlog): Fully detailed with acceptance criteria, mock-ups, and technical notes
  • Tier 2 (Next 2-3 sprints): Basic acceptance criteria and initial technical assessment
  • Tier 3 (Further out): Minimal detail, just enough to understand scope and purpose
• Detail-level checklist: Create a standardized "detail sufficiency" checklist for each backlog item priority level:

High-Priority Item Checklist:
☐ Acceptance criteria defined
☐ UI/UX considerations documented
☐ Dependencies identified
☐ Technical approach outlined
☐ Testing requirements specified

• Just-in-time detailing sessions: Schedule 30-minute sessions dedicated solely to detailing specific high-priority items that are approaching implementation, focusing on one item at a time rather than trying to detail everything at once.

Estimated

• Estimation calibration workshop: Hold a quarterly calibration session where the team re-estimates a few completed items to check if their estimation accuracy is improving or needs adjustment.
• Confidence rating system: Alongside each estimate, include a confidence rating (High/Medium/Low) to flag items that might need re-estimation closer to implementation.
• Reference story library: Maintain a small set of reference stories with known estimates that new team members can use to calibrate their understanding of story points or other estimation units.
• Rotational estimation lead: Assign a rotating role of "Estimation Lead" who prepares estimation materials and facilitates discussion for complex items before the refinement session.

Emergent

• Backlog evolution timeline: Create a visual timeline showing how major themes in your backlog have evolved, helping stakeholders understand the natural emergence of priorities over time.
• Split/merge tracking: Track items that are frequently split or merged to identify patterns that might indicate improper scope definition or changing understanding.
• Innovation time box: Reserve 10% of each refinement session to discuss potential new backlog items based on recent customer feedback, market changes, or technical discoveries.
• Pruning protocol: Establish a clear protocol for archiving or removing backlog items that haven't moved in 3-6 months, requiring explicit justification to keep items that remain stagnant.

Prioritized

• Multi-factor prioritization framework: Create a simple scoring system that considers business value, customer impact, technical risk, and strategic alignment when prioritizing items.
• Priority horizon planning: Define clear "priority horizons" where items are grouped by implementation timeframe (Now, Next, Later, Future) rather than trying to maintain a perfectly ordered list of 100+ items.
• Stakeholder priority alignment check: Conduct a monthly alignment check where key stakeholders review the top 10-15 backlog items to ensure prioritization still reflects current business needs.
• Urgency vs. importance matrix: Use a 2x2 matrix to visually map items based on urgency and importance, helping distinguish truly high-priority items from merely urgent ones.

The value of refining your backlog

Backlog refinement can save you time and money. Back in the old days, someone would basically engrave a requirement specification document in stone before development. With the rise of agile, that's ancient history.

A backlog contributes massively to the success of an agile project. It’s a living document, which means it changes over time. But while it changes, it must remain accurate. And there are no strict rules when it comes to refining a backlog. That means, for instance, that not every item requires detail.

However, the Product Owner should guarantee that the backlog items are ready for scheduling. 📅 And without backlog refinement, that would be a Herculean task.

Imagine meeting a sprint goal without:

• Enough information about backlog items or items with heavy, complex descriptions
• Outdated estimates or no estimates at all
• High-priority items forgotten at the tail of the backlog
• Items that reside only in people's heads or no longer represent value to the customer

Here’s what you would face:

• Crazy development calendars
• Undelivered items
• Items delivered late
• Insane budgets

That wouldn't definitely be a good prognostic for customer retention.

Bridging customer-centricity with your backlog structure

While most teams claim to be customer-centric, truly embedding customer needs into the fabric of your backlog requires systematic approaches:

Persona-driven backlog organization

Create a backlog structure that explicitly connects items to customer personas and journeys:

• Persona tagging system: Implement tags or custom fields in your backlog tool that associate each item with specific user personas (e.g., "Power User Sarah" or "New Customer Alex").
• Customer journey alignment: Map backlog items to specific stages in the customer journey, ensuring you're addressing needs across the entire experience.
• Persona-based filtering: Set up backlog views filtered by persona to periodically check if you're neglecting certain user types.

Voice-of-Customer integration practices

Establish regular rhythms to incorporate customer feedback directly into backlog management:

• Customer insight review: Schedule a monthly session where customer support logs, user research, and analytics are reviewed specifically to identify potential backlog additions or reprioritizations.
• Outcome-based grouping: Group backlog items by customer outcomes rather than features, helping the team focus on what customers want to achieve rather than specific implementations.
• Customer verification points: Mark specific high-impact backlog items for direct customer verification before implementation, creating a feedback loop that validates your understanding.

Customer value assessment framework

Implement a lightweight framework to assess customer value:

Customer Value Scale (1-5):
1: Nice to have, minimal user impact
2: Solves minor pain points for some users
3: Notable improvement for many users
4: Significant value add for core users
5: Game-changing capability for majority of users

Balancing detail: How to avoid over-refinement and under-refinement

Finding the right level of detail is crucial for efficient backlog management - it is a delicate balancing act, but with the right frameworks in place, you should be able to easily find your footing. Here are some ideas:

The "Just-Right" detailing framework

Implement a visual system in your backlog tool to indicate detail status:

• Red: Under-refined, needs substantial work before sprint planning
• Yellow: Partially refined, key questions remain
• Green: Appropriately detailed for its current priority

Detail radar chart

For complex items, use a simple radar chart to assess completeness across different detail dimensions:

• Functional requirements
• Technical considerations
• Edge cases/exceptions
• UX/UI specifics
• Testing approach

Time-boxed refinement protocol

Establish time limits based on item size:

• Small items: Max 15 minutes of refinement time
• Medium items: Max 30 minutes
• Large items: Max 60 minutes (or consider splitting)

If an item can't be sufficiently refined within these timeboxes, it's a signal that either the item is too large or fundamental understanding is missing.

Progressive detail thresholds

Define clear thresholds for when to increase detail:

• When an item moves into the "Next 2 Sprints" zone: Ensure all acceptance criteria are defined
• When an item moves into the "Next Sprint Candidates" zone: Add technical approach and testing strategy
• When an item is selected for upcoming sprint: Final detail check with implementation team

Documenting backlog decisions for traceability

Finally, create a system that preserves the context and reasoning behind backlog decisions.

Decision log integration

Maintain a lightweight decision log directly linked to backlog changes. It would look something like this:

‍Backlog Decision Log

Date: [Date]
Item: [Item ID/Name]
Decision: [Prioritization change, scope modification, etc.]
Rationale: [Business context, customer feedback, technical constraints]
Stakeholders: [Who was involved in or informed of the decision]
Impact: [What other items or timelines are affected]

Backlog item history annotations

Use comments or a history section in each backlog item to document significant changes.

• Priority changes (and why)
• Scope modifications
• Estimation adjustments
• Dependencies discovered

Backlog review snapshots

Take periodic "snapshots" of your backlog's top 20 items and save them with dates, to give you the historical context on how priorities have evolved.

Transition criteria documentation

Explicitly document the criteria that moved an item from one state to another.

• Why was this item pulled into the sprint?
• Why was this item deprioritized?
• Why did the estimate change significantly?

Regular backlog health audits

Implement a systematic approach to maintaining backlog health over time.

Monthly backlog health checklist

Date: [Date]
Auditor(s): [Names]

Items Review
- [ ] Items older than 6 months reviewed and updated/archived
- [ ] No orphaned items (all connected to epics/themes)
- [ ] All high-priority items have sufficient detail
- [ ] Acceptance criteria consistent across similar items

Metrics Review
- Backlog growth rate: [%]
- Item completion rate: [%]
- Average time in backlog: [Days]
- Estimation accuracy: [%]

Balance Review
- Technical debt vs. feature work balance: [Ratio]
- Distribution across strategic themes: [Analysis]
- Distribution across customer personas: [Analysis]

Action Items
1. [Action]
2. [Action]
3. [Action]

Backlog vitality score

You can even create a simple scoring system (0-100) for backlog health based on factors like:

• Freshness (when items were last updated)
• Detail quality
• Prioritization clarity
• Strategic alignment
• Technical debt balance

Track this score over time to identify trends.

Staleness detection automation

Set up automated flagging for potentially stale backlog items.

• No activity in 90+ days
• No recent changes despite being high priority
• Estimates or technical approaches that predate major system changes

Backlog refinement is an essential process

If you think of space missions and compare them to backlog refinement, the backlog is your mission guide. 🚀 And unless you have a refined backlog, your mission guide will get you no farther than your backyard. 😨

Backlog refinement should help you in your quest to have a permanently relevant set of items in your backlog. And by relevant, we mean complete, valuable, detailed yet straightforward, recently estimated, and correctly ordered.

While it’s VERY easy to forget about the importance of backlog refinement, don't. Focusing on the current sprint is essential, but delivering a satisfactory product is the most important thing. And an appropriately refined backlog helps team spirits.

Additionally, you don't want to be that Product Owner who gets a bucket full of questions during a sprint planning meeting. That's a strong indication that backlog refinement failed epically.

Easy Agile TeamRhythm can help you refine user stories by enabling you to:

• Register estimation in user stories
• Drag and drop user stories to prioritize by customer value and business value

Try out these tips during backlog refinement. We’re sure you’ll love it, and if you need a hand, we’re here and happy to help.

Die Planung ist eine kritische Phase des agilen Prozesses. Sie bietet die Gelegenheit, sich als Team auf Prioritäten zu einigen und die Arbeit in einer Reihenfolge zu organisieren, die für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Der Planungsprozess hilft agilen Softwareentwicklungsteams und anderen Produktentwicklungsteams dabei, neue Informationen zu sortieren, sich an Abhängigkeiten anzupassen und auf sich ändernde Kundenbedürfnisse einzugehen.

Agile ist das Gegenteil der traditionellen Wasserfall-Projektplanung, die einen schrittweisen Ansatz verfolgt. Waterfall dominiert seit vielen Jahren die Projektplanung. Zu Beginn eines Projekts wurden detaillierte Pläne erstellt, die strikt eingehalten werden mussten. Dies mag ein Projekt oder Produkt voranbringen, aber neue Entwicklungen, die außerhalb des „Masterplans“ auftreten könnten, werden dabei nicht berücksichtigt.

Agile ist ein iterativer Prozess, der Teams dabei hilft, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu maximieren, um letztlich den Kunden einen Mehrwert zu bieten. Dieser kundenorientierte Ansatz hilft Teams, während des gesamten Entwicklungsprozesses fundierte Entscheidungen zu treffen — Entscheidungen, die den Stakeholdern kontinuierlich und konsistent einen Mehrwert bieten.

Einer der größten Vorteile eines iterativen agilen Ansatzes besteht darin, dass er frühzeitiges Feedback von Stakeholdern ermöglicht. Sie müssen nicht raten, ob Sie die richtigen Entscheidungen treffen oder nicht — Sie können jeden Schritt herausfinden, indem Sie die Beteiligten direkt in Ihren Prozess einbeziehen. Sie können Ihren Plan nach Bedarf anpassen, je nachdem, was den Kunden zu jedem Zeitpunkt den größten Mehrwert bietet.

Auch wenn Sie Teil eines erfahrenen agilen Teams sind, gibt es immer Verbesserungsmöglichkeiten und Prozesse, die optimiert werden müssen. In diesem Beitrag werden einige unproduktive Fehler beschrieben, die Teams bei der agilen Planung machen, einschließlich der Frage, wie agile Teams diese häufigen Fallstricke vermeiden können.

Agiler Planungsfehler #1: Nicht auf derselben Wellenlänge wie die Stakeholder zu sein

Binden Sie Interessengruppen in Ihren Planungsprozess ein? Verstehen sie Ihre Ziele und warum Sie jede Entscheidung treffen? Die direkte Zusammenarbeit mit allen Beteiligten, sowohl internen Interessenvertretern als auch Nutzern Ihres Produkts, wird Ihnen helfen, sich ein klares Bild von Bedürfnissen und Einschränkungen zu machen. Außerdem erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um zu entscheiden, was wann getan werden sollte.

Es ist niemals eine gute Idee, sich auf Annahmen auszuruhen. Ihre Stakeholder leben in einer anderen Welt als der, in die Sie tief verwurzelt sind, mit anderen eigenen Prioritäten und Annahmen. Damit Sie Ergebnisse erzielen können, die die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen, müssen Sie sich auf diese Erwartungen einigen. Binden Sie Ihre Stakeholder in die Planung ein, aber stellen Sie sicher, dass jeder versteht, dass sich die Erwartungen im Laufe des Prozesses ändern können, basierend auf neuen Informationen, die aus Erfolgen, Misserfolgen und Kundenreaktionen gewonnen werden.

Agiler Planungsfehler #2: Abhängigkeiten nicht berücksichtigen

Die Nichtberücksichtigung von Abhängigkeiten in der agilen Planung führt zu Engpässen, verzögerten Releases und untergräbt die Zusammenarbeit im Team. Die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams ist erforderlich, damit ein Unternehmen effektiv liefern kann. Wenn mehrere Teams an miteinander verbundenen Funktionen arbeiten und der Fortschritt eines Teams durch ein anderes blockiert wird, verlangsamt sich der gesamte Entwicklungszyklus. Ohne klare Sichtbarkeit der Abhängigkeiten kann sich die Arbeit verzögern und Termine nicht eingehalten werden.

Um Unterbrechungen des Arbeitsablaufs zu minimieren und zu vermeiden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Beteiligten zu konsultieren und Abhängigkeiten frühzeitig zu antizipieren. Tools, die Ihnen helfen, Abhängigkeiten zu visualisieren und abzubilden, und gemeinsame Roadmaps zur Verfolgung teamübergreifender Abhängigkeiten ermöglichen es Ihnen, sich ein Bild von Abhängigkeiten zu machen und die Arbeit so abzufolgen, dass Hindernisse vermieden werden. Die proaktive Verwaltung von Abhängigkeiten sorgt für reibungslosere Iterationen, eine schnellere Markteinführung und einen besser vorhersehbaren agilen Prozess.

Agiler Planungsfehler #3: Verwendung langweiliger, flacher Produktlandkarten

Flache Produktrückstände sind fad und langweilig 😴. Denken Sie an Karottenkuchen ohne Zuckerguss. Ihnen fehlen die Details und Funktionen, die Sie benötigen, um die gesamte Geschichte Ihres Produkt-Backlogs zu erfassen.

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Artikel haben, werden sie außerdem überwältigend und es ist schwierig, sie sinnvoll zu organisieren. Es wird weniger klar, welcher Punkt der wichtigste ist, und es wird schwieriger, sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen mit dem übergeordneten Ziel des Projekts übereinstimmen.

Wenn Sie Ihre Roadmap planen, benötigen Sie einen Kontext, und Sie müssen in der Lage sein, die Kundenreise klar zu erkennen. User-Story-Maps visualisieren Sie die Kundenreise im Planungsprozess und während des gesamten Prozesses der Produktentwicklung. Sie nutzen User Stories — die kleinste Arbeitseinheit, die dem Kunden einen Mehrwert bieten kann —, sodass Sie den Backlog aus Kundensicht planen und organisieren können.

📕 Lesen Sie unsere ultimativer Leitfaden für User Story Maps um mehr zu erfahren.

Agiler Planungsfehler #4: Dem Plan nicht zu erlauben, zu leben, zu atmen und sich anzupassen

Wie wir bereits besprochen haben, ist Agile ein iterativer Ansatz. Das bedeutet, dass Ihre agile Planung Raum für Änderungen lassen muss. Ihr Plan sollte in der Lage sein, mit jedem Sprint oder jeder Produkt-Roadmap zu wachsen und sich anzupassen.

Zu Beginn eines Sprints fehlen Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um das Gesamtbild zu sehen. Sie haben nicht alles, was Sie benötigen, um die perfekte Lösung zu entwickeln, und das ist in Ordnung. Das ist alles Teil des Prozesses. Stunden oder Tage damit zu verbringen, den perfekten Plan auszuarbeiten, verschwendet nur Zeit, die besser damit verbracht werden könnte, zu lernen und Probleme zu lösen, sobald sie auftauchen. Was Sie in der Planungsphase für den größten Nutzen hielten, könnte im Laufe der Zeit völlig anders sein.

Möglicherweise müssen Sie Ihren Plan ändern, nachdem eine Straßensperre in einem täglichen Gespräch auftaucht, oder Sie erfahren von einem Kundenproblem, das Ihre Richtung völlig ändert. Wiederholungen sind unvermeidlich und willkommen! Sie helfen Ihnen, mit eingehenden Informationen Schritt zu halten, während Sie voneinander, von Stakeholdern und Ihren Kunden lernen.

Agile Planung ist kein Versprechen. Es ist eine Gliederung, die Ihnen hilft, Ihr Ziel zu erreichen, und die sich mit Ihren Zielen und Umständen ändert.

Agiler Planungsfehler #5: Rückblickende Erkenntnisse nicht in die folgende Planungssitzung einfließen lassen

Rückblicke sind ein wesentlicher Bestandteil des agilen Prozesses. Sie geben Teams die Möglichkeit, über alles nachzudenken, was in einem einzelnen Sprint oder nach der Fertigstellung eines Produkts passiert ist.

Eine effektive Retrospektive stellt dem gesamten Team wichtige Fragen, die den Prozess beim nächsten Mal verbessern können. Was ist gut gelaufen? Was ist es wert, es noch einmal zu wiederholen? Was lief nicht so gut? Was könnte beim nächsten Mal verbessert werden? Welche Hindernisse oder Abhängigkeiten sind entstanden? Was hast du gelernt? Wie hast du dich am Ende des Sprints gefühlt?

Eine Retrospektive bietet Einblicke, die die Effizienz, die Teamarbeit und die Teamdynamik, die Effektivität der Tools und die Kommunikation mit den Stakeholdern verbessern werden.

Es reicht nicht aus, einfach eine Retrospektive abzuhalten oder rückwirkendes Feedback zu sammeln, um an Wert zu gewinnen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie das Feedback in das folgende Sprint-Planungsgespräch einbeziehen und Maßnahmen ergreifen, die zu einer spürbaren Verbesserung führen. Die nächste Iteration wird umso besser für die Zeit sein, die Sie damit verbringen, auf der Grundlage des Gelernten nachzudenken und sich zu verbessern.

Agiler Planungsfehler #6: Auswahl von Tools, die keinen kundenorientierten Ansatz verfolgen

Unabhängig davon, ob Ihr Team einen Scrum-Prozess, Kanban-Boards oder andere agile Methoden verwendet, sollten die von Ihnen ausgewählten Tools immer kundenorientiert sein. Und Sie müssen sie weiterhin so einsetzen, dass der Kunde bei der Entscheidungsfindung immer an erster Stelle steht.

Teams können in die Falle tappen und glauben, dass sie sich auf den Kunden konzentrieren, wenn sie nicht viel tun, außer einfachen agilen Methoden und generischen Prozessen zu folgen. Kunden müssen bereits in der Planungsphase in Ihren Entwicklungsprozess eingebunden werden, sodass bei jeder Entscheidung, die ein Teammitglied trifft, zuerst die Kundenbedürfnisse berücksichtigt werden.

Wählen Sie Planungstools, die Ihrem gesamten Team helfen, genau zu verstehen, was Ihre Kunden bewegt, und schauen Sie immer vorbei, um sicherzustellen, dass Sie Entscheidungen im Einklang mit Ihren Kunden treffen.

Zum Beispiel Personas bieten ein tiefes Verständnis dafür, was Kunden wollen, brauchen, nicht wollen usw. Sie geben wichtige Informationen über Kundenprobleme, Wünsche, demografische Merkmale, Ziele, Einkaufsmuster und vieles mehr preis. Wir empfehlen dringend, Kunden-Personas zu entwickeln, um ein umfassendes Bild von allen Personen zu erhalten, die Ihr Produkt verwenden werden. Es reicht jedoch nicht aus, Personas einfach herumliegen zu lassen.

Sie müssen diese Personas in Ihren agilen Planungsprozess einbeziehen und sie bei der Bearbeitung von Problemen und der Weiterentwicklung Ihres Produkts in den Mittelpunkt stellen.

Scrum-Teams erstellen Release-Pläne, um erfolgreiche Produktveröffentlichungen zu unterstützen. Dies hilft ihnen, sich weiterhin auf die Produktvision und die zu erbringenden Funktionen zu konzentrieren.

Hier werden wir die agile Release-Planung untersuchen, warum sie wichtig ist und welche Best Practices für erfolgreiche Releases gelten.

Was ist agile Releaseplanung?

Da Softwareprojekte unvorhersehbar sind, hilft die Release-Planung den Teammitgliedern, ihren Arbeitsablauf zu priorisieren. Ein Release-Plan konzentriert sich darauf, bestimmte Produktfunktionen marktreif zu machen. Er sollte den Produktumfang, das Veröffentlichungsdatum für die Fertigstellung der Funktionen und die für jede Version benötigten Ressourcen berücksichtigen.

Das Entwicklungsteam verwendet Feedback aus früheren Produktiterationen als Grundlage für seine Planung. Product Owner und Scrum-Teams treffen sich, um den agilen Release-Plan zu besprechen und sicherzustellen, dass jeder die erforderliche Produktfunktionalität und den Aufwand versteht, der für jedes einzelne Inkrement erforderlich ist.

Anstatt eine signifikante Produktveröffentlichung zu planen, teilen die Teams den Projektumfang in kurze Sprints auf. Viele Scrum-Teams verwenden Jira um ihnen zu helfen, ihre Sprints zu visualisieren und den Projektstatus in Echtzeit zu verfolgen.

Warum ist Release-Planung wichtig?

Eine agile Release-Planung ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:

• Strategische Ausrichtung: Es hilft dabei, die Entwicklungsaktivitäten an den allgemeinen Geschäftszielen und Kundenerwartungen auszurichten, sodass die wertvollsten Funktionen zuerst bereitgestellt werden
• Berechenbarkeit: Ein klarer Release-Plan sorgt für Berechenbarkeit, setzt realistische Erwartungen für die Beteiligten und verbessert die allgemeine Projekttransparenz
• Risikomanagement: Die frühzeitige Identifizierung potenzieller Risiken und Abhängigkeiten hilft dem Team, diese proaktiv anzugehen und die Wahrscheinlichkeit erheblicher Verzögerungen oder Rückschläge zu verringern
• Verbesserte Zusammenarbeit: Es fördert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern und fördert eine klare Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der Projektziele
• Trennung von Produkt-Roadmaps: Während eine Produkt-Roadmap eine allgemeine Strategie für das Produkt vorgibt, konzentriert sich ein Release-Plan auf die Umsetzung. Wenn Teams diesen Unterschied verstehen, können sie beide Tools effektiv nutzen.

Die Planung von Projektversionen hilft Softwareentwicklungsteams dabei, jedes Projekt schrittweise zu planen, zu leiten und zu veröffentlichen, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Teams verwenden diese Methode häufig für kurze Sprints der Produktentwicklung.

Die Release-Planung bietet Agile- und Scrum-Teams eine solide Richtung für den Abschluss ihrer Projekte. Die Teammitglieder nutzen diese Gelegenheit auch, um Sprint-Feedback zu nutzen, um Schritte zu erstellen, die auf die Projekt-Roadmap der nächsten Version abgestimmt sind.

Den Produktplan zusammenstellen

Die Release-Planung scheint komplex zu sein, aber mit etwas Weitblick kann sie einfach sein. Lassen Sie uns jeden Teil des Prozesses überprüfen.

1. Wer leitet den Release-Plan?

In der Regel orientiert sich das Produktentwicklungsteam an der Scrum Master oder der Product Owner. Während des Treffens wird dieser Leiter Fragen zu den Produkt-Backlog um sicherzustellen, dass die Sprint-Diskussionen mit dem Endprodukt übereinstimmen.

Alle Produktbeteiligten sollten am Veröffentlichungsplan teilnehmen, um sicherzustellen, dass ihr Feedback berücksichtigt wird. Ohne den Input aller an der Produktentwicklung Beteiligten riskiert das Team, wichtige Informationen zu verpassen, um die Produkt-Roadmap auf Kurs zu halten.

2. Aspekte des agilen Release-Plans

Der Release-Plan soll zwar agil sein, folgt aber auch einem strengen Prozess, um sicherzustellen, dass die Teams die Produkt-Roadmap im Auge behalten.

Agile Teams nehmen alle Diskussionen zur Sprint-Planung auf und werten diese aus, um die Ergebnisse neuer Produkte detailliert zu beschreiben. Die meisten Unternehmen verwenden in ihrem Release-Planungsprozess zwar unterschiedliche Ansätze, aber Sprint-Überprüfung sollte die folgenden Aspekte beinhalten:

• Die vereinbarte Produktentwicklung wird in jeder Phase des Sprints veröffentlicht
• Eine Richtung für jede neue Produktveröffentlichung
• Spezifische aktuelle und zukünftige Iterationen sind in jeder kommenden Version fällig
• Welche Merkmale und Funktionen sollten die Iteration begleiten
• Spezifische Aufgabenanforderungen für jede Feature-Bereitstellung, um das Veröffentlichungsziel zu erreichen

Durch einen eingehenden Release-Planungsprozess nutzen Softwareentwicklungsteams den Wert dieser Sprint-Besprechungen. Die Fähigkeit, bei Bedarf schnell die Richtung zu ändern, stellt sicher, dass das Team das bestmögliche Produkt veröffentlicht.

Diese ständige Wiederholung bei jedem Sprint-Review ist auch im dynamischen Umfeld der Produktentwicklung wertvoll.

Dieses Maß an Planung, kombiniert mit einem iterativen Zeitplan, um der Dynamik von Software Rechnung zu tragen, macht die agile Produktentwicklung so wertvoll.

3. Diskussionen im Sprint-Meeting

Die Diskussionen in Sprint-Meetings drehen sich um Benutzerberichte, Produkt-Backlog und Produkt-Backlog-Elemente. Bei der Scrum-Versionsplanung werden auch andere Themen wie Abhängigkeiten und Produktfunktionen berücksichtigt. Andere Aspekte, über die das Team spricht, betreffen das nächste Release und die Anzahl der Sprints, die sie abschließen und liefern müssen.

Im Wesentlichen müssen die Teammitglieder die Produktvision im Auge behalten, um eine effektive Release-Planung zu ermöglichen. Diese Vision hilft den Teammitgliedern dabei, die Mindestanzahl von Markt-Sprint-Funktionen und deren Veröffentlichungsdaten zu ermitteln.

Die Diskussionen im Sprint-Meeting sollten Folgendes beinhalten:

• Priorisierung des Release-Plans für bevorstehende neue Produktmerkmale und Funktionen
• Bewertung und Einbeziehung von Stakeholder-Feedback für jeden Sprint
• Detaillierte Beschreibungen der Sprint-Ergebnisse und ob diese in die Kategorie der kurzfristigen Produktanpassungen oder der größeren längerfristigen Releases fallen
• Welche Produktversion wird zur Veröffentlichung bereit sein und die ideale Reihenfolge der Produktversionen, um jedes Veröffentlichungsziel zu erreichen

Entwicklungsteams erstellen mehrere Produktversionen. Nachdem sie diese Versionen erstellt haben, priorisieren sie sie, um die wichtigsten Versionen für die Benutzer freizugeben.

Ein Teil des Zwecks der Versionsplanung besteht darin, sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten auf derselben Produktentwicklungsseite befinden. Ein weiteres Element dieser Besprechungen zur Sprint-Planung besteht darin, Eigenverantwortung und Akzeptanz für die Produktvision zu fördern.

Entwicklung des Release-Plans

Es gibt vier Schritte, die Softwareentwicklungsteams befolgen, um ihren Produktplan zu erstellen.

1. Die Vision schaffen

Zunächst müssen Sie die Vision für das Produkt definieren. Durch die Erstellung einer klaren Vision entsteht eine Roadmap, die das Team in jedem aufeinanderfolgenden Sprint befolgen muss. Diese Vision sollte mit der Marktnachfrage und den Zielen des Product Owners übereinstimmen.

Es ermutigt die Teammitglieder auch, zu prüfen, welche Funktionen sie priorisieren sollten. In ähnlicher Weise hilft die Produkt-Roadmap den Teams dabei, die Ressourcen zu bewerten, die sie während des Sprint-Reviews benötigen. Die Produktplanung ermöglicht es den Teams auch, flexibel zu sein. Planungsprüfungen stellen sicher, dass die Richtung geändert wird, um den laufenden Schritten Rechnung zu tragen und die allgemeinen Veröffentlichungsziele zu erreichen.

2. Priorisierung des Produkt-Backlogs

Nach der Definition der Vision konzentrieren sich die Teammitglieder darauf, Funktionen im Produkt-Backlog zu priorisieren. Hier müssen die Beiträge der Stakeholder mit der Vision übereinstimmen, um User Stories erfolgreich umzusetzen. Geschichten von Nutzern sind für den Prozess von entscheidender Bedeutung, da sie den Hintergrund für die detaillierte Beschreibung der Produktmerkmale oder Funktionen bilden.

Das Produktmanager gibt dem Team in dieser Phase Anweisungen, um einen tragfähigen Release-Plan zu entwerfen. Dieser Release-Plan muss die Ziele der Produktveröffentlichung, die Veröffentlichungsdaten und die Priorisierung der User Stories enthalten.

3. Richten Sie das Scrum Planungstreffen ein

Der nächste Schritt in der Planungssitzung besteht darin, dass die Interessengruppen den Plan überprüfen. Die Teammitglieder haben nun die Möglichkeit, die Ergebnisse an die Vision anzupassen.

Jeder muss zu diesem Zeitpunkt dem Release-Plan zustimmen, bevor er mit der nächsten Version fortfahren kann.

Tagesordnung der Sitzung

Das Einrichten einer Besprechungsagenda hilft bei der Verwaltung des Veröffentlichungsplans. Zu den wesentlichen Elementen der Agenda für das Scrum-Framework gehören:

1. Bewertung des Produktplans

Das Scrum-Team überprüft die Produkt-Roadmap um sicherzustellen, dass jeder die Produktvision und die Ziele akzeptiert.

2. Bewertung der Architektur

Bei jeder Veröffentlichung evaluieren das Scrum-Team und der Product Owner die Architektur des vorherigen Sprints. Sie untersuchen die technischen Details der Produktentwicklung und erörtern alle potenziellen Probleme, die sich auf die Produktveröffentlichung auswirken können.

Scrum-Teams besprechen den Umfang und die Schätzungen ihres Release-Plans. Die Teammitglieder entscheiden, ob ihre Planung das Risiko technischer Schulden beinhaltet und ob sie bestimmte Aufgabenaspekte erledigen können, z. B. die Dokumentation ihrer Arbeit, um Termine einzuhalten. Die Beteiligten überprüfen auch die Abhängigkeiten, die die Funktionalität der Produktversionen beeinflussen können.

3. Bewertung von Geschwindigkeit und Iteration

Scrum-Teams gehen frühere Iterationen durch, um ihre Geschwindigkeitsschätzungen zu überprüfen. Sie stimmen ihre Schätzungen mit dem vorgeschlagenen Iterationsplan ab, um sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Elemente abdecken.

Der Produktmanager kontrolliert diese Bewertung, um sicherzustellen, dass den User Stories Punkte zugewiesen werden. Die Bewertung der Nutzerberichte und die Vergabe von Punkten zeigen, wie viel Aufwand das Team in jede Iteration investieren muss. Die Gesamtzahl der Story Points entspricht dann der Schätzung der Veröffentlichungstermine für jede Sprint-Version.

Das agile Team erstellt einen Iterationsplan, um während dieser Bewertung die Geschwindigkeit für den aktuellen und die nachfolgenden Sprints zu ermitteln.

Das Team erstellt den Release-Umfang, der alle notwendigen Releases beinhaltet. Der Scrum-Master weist jedem Teammitglied die Arbeit zu, und alle Beteiligten stimmen dem Plan zu, bevor sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

4. Einigung über die Definition von „Fertig“

Die Teammitglieder müssen nun besprechen, was für jede Feature-Veröffentlichung als erledigt gelten soll. Die Teammitglieder müssen abwägen, ob ihre Bewertung der User Stories alle Akzeptanzkriterien des Product Owners für die Veröffentlichung erfüllt. Sobald sie bei ihrer Bewertung nachweisen können, dass die Akzeptanzkriterien erfüllt sind, wissen sie, dass eine Veröffentlichung gültig ist.

Die Definition von erledigt muss bestätigen, dass die Teammitglieder alle ihnen zugewiesenen Aufgaben für die User Story abgeschlossen haben. Die Teammitglieder müssen außerdem jede Aufgabe aufzeichnen, damit der Product Owner ihre Arbeit beurteilen kann.

5. Füllen Sie den Zeitplan für die Produktveröffentlichung aus

Der Projektmanager kann jetzt den Zeitplan für den Versionsplan ausfüllen und abschließen. Alle Beteiligten sollten auf den Kalender zugreifen können, um den Fortschritt zu verfolgen. Dieser Zeitplan für die Veröffentlichung hilft allen Beteiligten, sich auf die Ergebnisse und Veröffentlichungstermine der Produkte zu konzentrieren.

Bewährte Methoden für eine agile Release-Planung

Um Ihre agile Release-Planung effektiv zu gestalten, folgen Sie diesen wichtigen Best Practices:

• Stellen Sie eine klare Produktvision auf: Definieren Sie eine klare, gemeinsame Vision, die den Bedürfnissen und Geschäftszielen Ihrer Kunden entspricht. Dies hilft Ihrem Team dabei, die Prioritäten und Entscheidungen während des gesamten Projekts zu steuern.
• Priorisieren Sie Funktionen nach Kundennutzen: Identifizieren und priorisieren Sie eindeutig die Funktionen, die Ihren Kunden und dem Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Dies hilft Ihrem Team, sich darauf zu konzentrieren, wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen.
• Überprüfe regelmäßig deine Ziele und passe sie an: Agile Release-Pläne sind nicht in Stein gemeißelt. Regelmäßige Check-ins stellen sicher, dass die Ziele relevant bleiben, auch wenn sich die Prioritäten aufgrund von Kundenfeedback, Geschäftsanforderungen oder Marktveränderungen ändern.
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Stellen Sie sicher, dass jeder im Team seine Rolle versteht und weiß, was von ihm erwartet wird. Klare Rollen erhöhen die Verantwortlichkeit und helfen, Missverständnisse oder Doppelarbeit zu vermeiden.
• Definieren Sie eine „Definition von Fertig“: Legen Sie klare Akzeptanzkriterien für das fest, was ein abgeschlossenes Feature oder eine abgeschlossene Version ausmacht. Dadurch wird die technische und funktionale Vollständigkeit vor der Bereitstellung gewährleistet.
• Integrieren Sie DevOps-Praktiken: Die Abstimmung der agilen Release-Planung mit den DevOps-Methoden verbessert die Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs- und Betriebsteams und verbessert die Bereitstellungshäufigkeit und Zuverlässigkeit.
• Planen Sie kleine, inkrementelle Releases: Teilen Sie große Produktveröffentlichungen in kleinere Abschnitte auf. Mit diesem Ansatz kann Ihr Team regelmäßig Updates bereitstellen, frühzeitig Benutzerfeedback einholen und sich schnell an Kundenanforderungen anpassen.

Holen Sie sich Hilfe bei Ihrer Release-Planung

Agile Releaseplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs des Softwareentwicklungsteams. Erstellen Sie einen umfassenden agilen Release-Plan für kleinere oder größere Releases, und Sie machen sich das Leben für eine bevorstehende Veröffentlichung einfacher. Wenn Sie sich auf den Release-Plan-Kalender konzentrieren, können Sie die Produktverantwortlichen und Teammitglieder über die gesamte Produktvision auf dem Laufenden halten.

Bei Easy Agile bieten wir Tools an, die die agile Release-Planung direkt in Jira unterstützen. Einfacher agiler Teamrhythmus unterstützt die kollaborative Release-Planung in Jira. Das stark visuelle Story-Map-Format verwandelt das flache Jira-Backlog in ein aussagekräftiges Bild der Arbeit, was es einfacher macht, deinen Backlog zu verwalten und deine Veröffentlichung zu planen.