So vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf mit visuellem Aufgabenmanagement

Der Erfolg agiler Softwareteams hängt von Zusammenarbeit, Flexibilität und Effizienz ab. Egal, ob Sie ein Coach oder Release Train Engineer sind, der mehrere Teams unterstützt, oder ein Scrum Master oder Ingenieur, der nach Verbesserungen in Ihrem Team strebt, die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten im Bereich des Abhängigkeitsmanagements wird Effizienz und Produktivität steigern.

Abhängigkeiten wirken zwar oft wie Hürden, aber hier ist eine Erkenntnis: Sie können ein mächtiges strategisches Instrument sein, um die Leistung Ihres agilen Teams zu verbessern. In diesem Beitrag werden wir untersuchen, wie Sie Abhängigkeiten nutzen können, um Ihr Team zu mehr Effizienz und Erfolg zu führen.

Agile Teamautonomie

Im Mittelpunkt von Agile steht das Konzept der Autonomie und des Selbstmanagements. Es geht darum, Teams in die Lage zu versetzen, die gesamte Durchführung ihrer Arbeit mit minimalen Abhängigkeiten selbst in die Hand zu nehmen. Das bedeutet, ihren Arbeitsablauf zu optimieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass andere Teams den Benutzern einen Mehrwert bieten. Wenn Teams auf andere angewiesen sind, wird der Arbeitsfluss weniger vorhersehbar.

In größeren, komplexeren Unternehmen sind Abhängigkeiten aufgrund der Größe und Komplexität der Systeme oft unvermeidlich. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Abhängigkeiten in Verbesserungsmöglichkeiten und nicht in Hindernisse umzuwandeln. Durch die Verbesserung der Sichtbarkeit dieser Abhängigkeiten können Teams sie besser verstehen, die Arbeit effektiver priorisieren und in eine Reihenfolge bringen und die Lieferplanung und -ausführung effizienter verwalten.

Mehr als ein Drittel der agilen Teams gibt an, dass Teamsilos und die daraus resultierenden Verzögerungen ein Problem darstellen

17. Bericht zum Stand von Agile, Digital.AI

Visualisierung von Abhängigkeiten

Die Verbesserung der Sichtbarkeit von Abhängigkeiten beginnt mit offener Kommunikation und Transparenz. Wenn Teammitglieder ihre Aufgaben und Herausforderungen gerne mit anderen teilen, schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Diese Transparenz ist entscheidend, um Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen und effektiv zu verwalten.

Software, die es Teams ermöglicht, Abhängigkeiten klar abzubilden, kann ein hervorragendes Tool sein, um die Sichtbarkeit der Arbeit zu verbessern und es einfacher zu machen, ihren Status zu verfolgen und entsprechend zu planen. Durch die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der von Ihnen abgebildeten Abhängigkeiten bleiben alle auf dem Laufenden und Sie können potenzielle Engpässe vorhersehen, bevor sie auftreten.

Easy Agile TeamRhythm ist eine benutzerfreundliche App, die sich nahtlos in Jira integrieren lässt, um die Teamplanung zu unterstützen, einschließlich der Visualisierung von Abhängigkeiten. Du kannst Abhängigkeiten nach Typ und Risiko anzeigen und dir Abhängigkeiten sowohl innerhalb deines Teams als auch mit anderen Teams anzeigen lassen.

Abhängigkeitsmuster

Sobald Sie in der Lage sind, Abhängigkeiten klar zu erkennen, erkennen Sie möglicherweise, dass sich Muster bilden. Diese Abhängigkeitsmuster können zeigen, wo sich ein Team bei der Erledigung der Arbeit zu stark oder zu stark von einem anderen Team abhängig macht.

Ständige Engpässe heben Verbesserungsmöglichkeiten hervor, beispielsweise eine Änderung der Teamzusammensetzung. Wenn Sie diese Muster feststellen, ist es unerlässlich, Strategien zu überdenken und umzusetzen, um eigenständiger zu werden und einen reibungsloseren Arbeitsablauf und kürzere Lieferfristen zu gewährleisten.

Priorisierung und Sequenzierung der Arbeit

Sobald Abhängigkeiten identifiziert und sichtbar gemacht wurden, können Sie den Arbeitsablauf verbessern, indem Sie Aufgaben in einer Reihenfolge organisieren, die verhindert, dass die Arbeit durch andere Aufgaben verzögert wird. Nicht alle Aufgaben haben das gleiche Gewicht oder die gleiche Dringlichkeit. Wenn Sie den kritischen Pfad — die Reihenfolge der Aufgaben, die den schnellsten Zeitpunkt für die Bereitstellung von Nutzen bestimmen — kennen, können Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie am dringendsten benötigt werden.

Eine durchdachte Arbeitsreihenfolge stellt sicher, dass abhängige Aufgaben in der richtigen Reihenfolge angegangen werden, wodurch Verzögerungen und Nacharbeiten minimiert werden. Dieser strategische Ansatz für das Aufgabenmanagement verbessert nicht nur die Effizienz des Teams, sondern unterstützt auch einen reibungsloseren Arbeitsablauf und verhindert, dass die Lieferung in letzter Minute zum Scheitern verurteilt wird.

Bessere Zusammenarbeit

Durch die Identifizierung und Visualisierung von Abhängigkeiten erkennen Sie Engpässe frühzeitig, priorisieren Aufgaben neu und verwalten Lieferpläne effektiv. Noch wichtiger ist, dass Ihr Team so die volle Verantwortung für seine Aufgaben übernehmen und gleichzeitig seine Arbeitsabläufe ständig verbessern kann.

Denken Sie daran, dass jede Abhängigkeit ein Teil eines größeren Puzzles ist, das das Potenzial hat, die Effizienz Ihres Teams zu steigern. Indem Sie diese Abhängigkeiten verstehen und proaktiv verwalten, können Sie reibungslosere Arbeitsabläufe, weniger Hindernisse und ein hocheffizientes agiles Team sicherstellen.

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Storypoints können etwas verwirrend sein und werden oft missverstanden. Story Points sind ein wichtiger Bestandteil des User Story Mappings, und viele agile Teams verwenden sie bei der Planung ihrer Arbeit. Sie sind jedoch nicht so einfach wie das Hinzufügen von Zahlen zu Aufgaben oder das Abschätzen, wie lange ein Job dauern wird.

Selbst wenn Sie Story Points schon eine Weile verwenden, werden Sie feststellen, dass verschiedene Teams und Organisationen sie unterschiedlich verwenden.

Lassen Sie uns also Storypoints definieren, besprechen, warum sie für agile Teams so nützlich sind, und über einige der verschiedenen Arten sprechen, wie Teams sie beim Story-Mapping und der Sprint-Planung umsetzen.

Was sind User Story Points?

Story Points sind eine nützliche Maßeinheit in Agile und ein wichtiger Bestandteil der Prozess zur Zuordnung von User Storys. Sie weisen jeder User Story eine Zahl zu, um den Gesamtaufwand abzuschätzen, der erforderlich ist, um ein Feature oder eine Funktion zum Leben zu erwecken.

Wann sollten Storypoints geschätzt werden?

User Stories können während des User Story-Mappings, der Backlog-Verfeinerung oder während der Sprint-Planung geschätzt werden.

Sobald eine User Story definiert, dem Backbone zugeordnet und priorisiert wurde, ist es an der Zeit, die Storypoints abzuschätzen. Es ist eine gute Idee, dabei mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, da jedes Teammitglied in verschiedenen Storys eine andere Rolle spielt und die Arbeit kennt, die mit UX, Design, Entwicklung, Test und Markteinführung verbunden ist. Die Zusammenarbeit bei der Schätzung von Storypoints hilft dir auch dabei, Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Es empfiehlt sich, jeder User Story Story Points zuzuweisen, bevor du sie in Releases oder Sprints aufteilst. Auf diese Weise können Sie die Komplexität, den Aufwand und die Ungewissheit jeder User Story im Vergleich zu anderen in ihrem Backlog einschätzen und fundierte Entscheidungen über die Arbeit treffen, die Sie für jeden Sprint oder Release aufwenden.

Wie schätzt man User Story Points ein

Bei der Schätzung von Story Points berücksichtigen Sie den Gesamtaufwand, der erforderlich ist, um dieses Feature oder diese Funktion verfügbar zu machen, damit sie dem Kunden einen Mehrwert bieten kann. Ihr Team muss Fragen wie die folgenden besprechen:

• Wie komplex ist die Arbeit?
• Wie viel Arbeit ist erforderlich?
• Was sind die technischen Fähigkeiten des Teams?
• Was sind die Risiken?
• Bei welchen Teilen sind wir uns nicht sicher?
• Was müssen wir an Ort und Stelle haben, bevor wir beginnen oder fertig werden können?
• Was könnte schief gehen?

Tipp: Wenn du Schwierigkeiten hast, eine Story einzuschätzen oder der Umfang der Arbeit überwältigend ist, musst du deine Story möglicherweise in kleinere Teile zerlegen, um mehrere User Stories zu erstellen.

Was ist ein Storypoint wert?

An dieser Stelle können Storypoints etwas verwirrend werden, da Storypoints keinen festgelegten universellen Wert haben. Du musst irgendwie herausfinden, was sie für dich und dein Team wert sind (ja, wirklich tiefgründiges und bedeutungsvolles Zeug).

So funktioniert das:

• Jeder Geschichte wird eine bestimmte Anzahl von Storypoints zugewiesen
• Punkte bedeuten für verschiedene Teams oder Organisationen unterschiedliche Dinge.
• Ein Storypoint für dein Team entspricht möglicherweise nicht dem gleichen Aufwand, der mit einem Storypoint für ein anderes Team verbunden ist
• Der Aufwand für 1 Story Point sollte stabil bleiben dein Teamarbeit bei jedem Sprint und es sollte von einer Story zur nächsten stabil bleiben
• 2 Story Points sollten dem doppelten Aufwand im Vergleich zu 1 Story Point entsprechen
• 3 Story Points sollten dem dreifachen Aufwand entsprechen im Vergleich zu 1 Story Point... und so weiter

Die Zahl, die Sie vergeben, spielt keine Rolle — was zählt, ist das Verhältnis. Die Story Points sollen dir dabei helfen, den relativen Aufwand zwischen jeder Story und jedem Sprint nachzuweisen.

Zum ersten Mal Storypoints einschätzen

Da Story Points relativ sind, müssen Sie sich einige grundlegende Schätzungen geben, wenn Sie zum ersten Mal eine Story Point-Schätzung durchführen. Dadurch erhalten Sie einen Bezugsrahmen für alle zukünftigen Geschichten.

Wählen Sie zunächst Geschichten in verschiedenen Größen aus:

• Eine sehr kleine Geschichte
• Eine mittelgroße Geschichte
• Eine große Geschichte

... ein bisschen wie T-Shirt-Größen.

Weisen Sie dann jeder dieser grundlegenden Geschichten Punkte zu. Ihre kleinste Geschichte könnte 1 sein. Wenn deine mittlere Geschichte dreimal mehr Aufwand erfordert, dann sollte es 3 sein. Wenn Ihre große Geschichte den 10-fachen Aufwand erfordert, sollte es das 10-fache sein. Diese Zahlen hängen von der Art der Geschichten ab, an denen Ihr Team normalerweise arbeitet, sodass Ihre grundlegenden Story-Zahlen möglicherweise anders aussehen als diese.

Das Wichtigste ist, dass Sie diese grundlegenden Geschichten verwenden können, um all Ihre zukünftigen Geschichten abzuschätzen, indem Sie den relativen Aufwand vergleichen.

Mit der Zeit werden Sie und Ihr Team feststellen, dass es einfacher wird, Nutzerberichte einzuschätzen, wenn sich Ihr gemeinsames Verständnis der Arbeit entwickelt. Hier werden Storypoints am wertvollsten. Sie helfen Ihrem Team dabei, die Erwartungen aufeinander abzustimmen und effektiver zu planen.

Vereinfachen Sie die Schätzung

Eine App für Jira wie Einfacher agiler Teamrhythmus macht es einfach, das Teamengagement für jeden Sprint oder jede Version zu sehen, mit geschätzten Gesamtwerten für jede Swimlane.

Verwendung der Fibonacci-Sequenz zur Story-Point-Schätzung

Einige Teams verwenden die Fibonacci-Sequenz (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89 usw.) für ihre Story-Point-Schätzungen, anstatt linear zu bleiben oder Teams zu erlauben, eine beliebige Zahl (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 usw.) zu verwenden.

Das hat seine Vorteile. Wenn Sie sich beispielsweise eine Geschichte ansehen und abschätzen möchten, ob es sich um eine 5, 8 oder 13 handelt, ist es viel schneller und einfacher, eine Antwort zu finden, als zu versuchen, auf der richtigen Zahl zwischen beispielsweise 4-15 zu landen. Sie werden wahrscheinlich viel schneller zu einem Konsens kommen.

Das bedeutet auch, dass ihr nicht in der Lage sein werdet, den Durchschnitt der Storypoints des Teams zu ermitteln, um die Schätzung abschliessen zu können. Stattdessen müsst ihr die Arbeit besprechen und euch für die beste Schätzung aus einer begrenzten Anzahl von Optionen entscheiden.

Aber es schränkt Ihre Möglichkeiten ein — wenn Sie eine Geschichte haben, die mehr Aufwand als 34, aber weniger als 55 erfordert, ist Ihre Schätzung möglicherweise weniger genau.

Verwendung von Story Points zur Schätzung der Geschwindigkeit

Nach einiger Zeit der Zusammenarbeit werden die meisten Teams eine gute Vorstellung davon haben, wie viel Aufwand in den einzelnen Storypoints steckt.

Natürlich ist das Timing nicht genau - es gibt eine Glockenkurve, und Story Points sind so konzipiert, dass sie eine Schätzung des Aufwands und nicht der Zeit sind.

Storypoints (und die Kenntnis ihres ungefähren Zeitpunkts) können jedoch hilfreich sein, wenn es darum geht, herauszufinden, wie viel Ihr Team in jedem Sprint erledigen kann.

Du solltest in der Lage sein, abzuschätzen, wie viele Storypoints dein Team während eines zweiwöchigen Sprints bewältigen kann, oder in welchem Zeitrahmen auch immer du gerade arbeitest.

Wenn dein Team beispielsweise in der Regel 3 Story Points pro Tag durchstehen kann, können sich in einem zweiwöchigen Sprint bis zu 30 Story Points summieren. Das ist deine Geschwindigkeit.

Velocity ist nützlich für das User Story Mapping und die Sprint-Planung. Wenn Sie Ihre User Stories Sprints oder Versionen zuordnen, können Sie die Gesamtzahl der Storypoints überprüfen und sicherstellen, dass sie mit Ihrer Geschwindigkeit übereinstimmt, damit Sie sich nicht zu sehr oder zu wenig engagieren.

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Methoden zur Schätzung der Arbeit. Der beste Rat ist, konservativ zu sein und das Team nicht zu überlasten.

Im Laufe der Zeit sollten Ihre Schätzungen genauer werden.

Verwendung von Story Points in Scrum, Kanban und Extreme Programming

Story Points sind in vielen agilen Methoden von zentraler Bedeutung für Schätzungs- und Planungsprozesse. Scrum und Extreme Programming (XP) stützen sich stark auf Story Points, um den Aufwand und die Komplexität von User Stories einzuschätzen.

Scrum-Teams verwenden während der Sprint-Planung Storypoints, um zu entscheiden, welche Aufgaben in den kommenden Sprint aufgenommen werden sollen, und fördern so Diskussionen, die zu einem gemeinsamen Kontext und einem gemeinsamen Verständnis der Arbeit führen.

Extreme Programming hingegen verwendet Story Points, um die Größe von Funktionen zu beurteilen, sodass Teams Ressourcen effektiv priorisieren und zuweisen können. Teams, die Kanban verwenden, können von Storypoints profitieren, indem sie sie nutzen, um Grenzen für laufende Aufgaben festzulegen und den gesamten Aufgabenablauf zu optimieren.

Die spezifischen Praktiken können sich zwar unterscheiden, aber Story Points können dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Team und einen vorhersehbareren Arbeitsablauf zu fördern.

Manchmal scheint die Idee, User Stories zu schreiben, eine weitere „Sache“ zu sein, die zu einer ohnehin schon vollen Arbeitsbelastung hinzukommt. Aber für Softwareentwicklungsteams, die ihre eigenen Verbesserungen selbst vorantreiben und Software liefern wollen, die für ihre Kunden funktioniert, ist das Schreiben effektiver User Stories der erste Schritt.

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, bedeutet das, dass Sie herausfinden möchten, was für die Menschen, die Ihre Software verwenden, am besten funktioniert, und Ihre Herangehensweise an die Softwareentwicklung verbessern möchten. Das ist großartig! Unser Ziel bei Easy Agile ist es, Ihnen dabei zu helfen.

Beginnen wir also damit, warum gute User Stories wichtig sind.

Warum User Stories schreiben?

Sie fragen sich vielleicht, warum Sie User Stories schreiben sollten, anstatt stattdessen Funktionen oder Aufgaben zu schreiben.

Wenn das nach Ihnen klingt, haben Sie vielleicht noch nicht erkannt, wie wichtig es ist, User Stories zu schreiben, und dass sie einem ganz anderen Zweck dienen als das Schreiben von Funktionen oder Aufgaben.

Es ist leicht, sich in einem Zyklus der Feature-Entwicklung zu verlieren, dem es an Kontext mangelt. Das Ziel besteht mehr darin, sich den Weg durch einen großen Backlog freizumachen, als Lösungen zu entwickeln, die Ihren Kunden einen Mehrwert bieten. Um erfolgreiche Software zu entwickeln, müssen Sie sich auf die Bedürfnisse der Menschen konzentrieren, die sie verwenden werden. Ihre menschlichen Kunden. Nutzerberichte bringen diesen Kontext und diese Perspektive in den Entwicklungszyklus ein.

Was ist eine User Story?

Eine User Story hilft agilen Softwareentwicklungsteams, sich in ihre Kunden hineinzuversetzen. Aus der Sicht des Kunden (oder Benutzers) geschrieben, helfen User Stories dem Entwicklungsteam zu verstehen, was es entwickeln muss und warum es es erstellen muss.

User Stories sind vereinfachte, allgemeine Beschreibungen der Anforderungen eines Benutzers, die aus der Sicht des Endbenutzers verfasst wurden. Eine User Story ist kein kontextloses Feature, das in der Sprache der Entwickler geschrieben ist.

Eine User Story = das „Was“

Eine User Story beschreibt eine Funktion aus der Sicht des Benutzers.

User Stories unterteilen Funktionen in Geschäftsprozesse.

Eine Aufgabe = das „Wie“

Aufgaben sind die Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um ein Ergebnis zu erzielen.

Aufgaben sind einzelne Arbeiten.

Wie schreiben wir User Stories?

Vielleicht möchten Sie sich eine User Story als „Gleichung“ vorstellen:

Als [Benutzer] + möchte ich [Absicht] +, damit [Wert]

Lassen Sie uns das weiter aufschlüsseln;

Als [Benutzer] — das ist die WHO. Für wen bauen wir das? Wer ist der Nutzer?

Ich will [Absicht] — das ist das WAS. Was bauen wir? Was ist die Absicht?

Also das [Wert] — das ist das WARUM. Warum bauen wir es? Was ist der Wert für den Kunden?

Schauen wir uns ein paar einfache Beispiele an;

Als Internetbanking-Kunde

ich will um einen fortlaufenden Saldo für meine täglichen Konten zu sehen

Also das Ich kann nach jeder Transaktion den Überblick über meine Ausgaben behalten

ODER

Als Administrator

ich will um andere Administratoren für bestimmte Projekte erstellen zu können

Also das Ich kann Aufgaben effizienter delegieren

Gemäß dieser Gleichung sollten Teams sicherstellen, dass ihre User Stories alle der folgenden Checkboxen ankreuzen:

Um erfolgreiche User Stories zu schreiben:

• Halte sie kurz
• Halte sie einfach
• Schreiben Sie aus der Sicht des Benutzers
• Machen Sie den Wert oder Nutzen der Geschichte deutlich
• Beschreiben Sie eine Funktion
• Schreiben Sie im Team User Stories
• Verwenden Sie Akzeptanzkriterien, um einen MVP anzuzeigen.

Akzeptanzkriterien

User Stories ermöglichen es agilen Teams, die Bedürfnisse, Wünsche und Werte ihrer Kunden mit den Aktivitäten in Einklang zu bringen, die sie durchführen müssen, um diesen Mehrwert zu bieten.

Der Link, der diese beiden Dinge miteinander verbindet, sind Akzeptanzkriterien.

Die Akzeptanzkriterien oder „Erfüllungsbedingungen“ geben einen detaillierten Überblick über die Benutzeranforderungen. Sie helfen dem Team, den Wert der User Story zu verstehen und helfen dem Team zu wissen, wann es erwägen kann, etwas zu tun.

Ziele der Akzeptanzkriterien

Die Akzeptanzkriterien sollten:

• klären Sie, was das Team bauen soll, bevor es mit der Arbeit beginnt
• Sicherstellung eines gemeinsamen Verständnisses des Problems oder der Bedürfnisse des Kunden
• Helfen Sie den Teammitgliedern, zu wissen, wann die Geschichte abgeschlossen ist
• helfen Sie dabei, die Geschichte durch automatisierte Tests zu überprüfen.

Schauen wir uns ein Beispiel für eine abgeschlossene User Story mit Akzeptanzkriterien an:

Als potenzieller Konferenzteilnehmer möchte ich mich online für die Konferenz anmelden können, sodass die Registrierung einfach und papierlos ist.

Akzeptanzkriterien:

• Teilnahmeformular für die Konferenz
• Ein Benutzer kann kein Formular einreichen, ohne alle Pflichtfelder auszufüllen (Vorname, Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse, Position, Rechnungsinformationen)
• Informationen aus dem Formular werden in der Registrierungsdatenbank gespeichert.
• Der Schutz vor Spam funktioniert
• Die Zahlung kann per Paypal, Lastschrift oder Kreditkarte erfolgen
• Nach dem Absenden des Formulars wird dem Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail gesendet

Vor diesem Hintergrund sollten die Teams sicherstellen, dass ihre Akzeptanzkriterien alle folgenden Punkte berücksichtigen:

• Negative Szenarien der Funktionalität
• Funktionale und nicht funktionale Anwendungsfälle
• Leistungsbedenken und Richtlinien
• Was das System oder die Funktion zu tun beabsichtigt
• durch/Benutzerfluss
• Der Einfluss einer User Story auf andere Funktionen
• UX-Bedenken

Die Akzeptanzkriterien sollten NICHT Folgendes beinhalten:

• Die Codeüberprüfung wurde durchgeführt
• Nichtblocker oder größere Probleme
• Leistungstests durchgeführt
• Abnahme und Funktionstest abgeschlossen
  

Warum?

Ihre Akzeptanzkriterien sollten keines der oben genannten Punkte enthalten, da Ihr Team bereits ein klares Verständnis davon haben sollte, was Ihre Definition of Done (DoD) beinhaltet, zum Beispiel:

• Einheit/integriertes Testen
• bereit für den Abnahmetest
• auf dem Demoserver bereitgestellt
• lösbar

Das Schreiben effektiver User Stories ist eine wertvolle Praxis, die Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, Software bereitzustellen, die für Ihre Kunden relevant bleibt.

Wenn Sie User Stories als mehr als nur eine weitere Aufgabe auf Ihrer Checkliste betrachten, sondern sie stattdessen als unverzichtbares Instrument betrachten, um Kontext und Wert für Ihre Projekte zu schaffen, können Sie mit Ihrem wichtigsten Fokus in Verbindung bleiben — Ihrem Kunden.

Verwandeln Sie Ihr Backlog in ein aussagekräftiges Bild der Arbeit, um Kontext für die Sprint- und Versionsplanung, die Backlog-Verfeinerung und das User Story Mapping zu erhalten.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kunden

Einfacher agiler Teamrhythmus