Verbessern Sie Ihre Jira-Workflows mit diesen 11 Best Practices
As an agile team, you’re likely well aware of Jira software and its supreme capabilities for creating agile workflows. Jira workflows are a staple for development teams (ours included! 🕺), and there’s no question why.
Jira takes a customer-first approach to design projects, and it’s highly customizable, making it extremely popular among agile teams working in software development. As the folks who developed Jira at Atlassian like to say, “The more agile your team is, the more Jira will be able to help.”
Our team has been using Jira workflows for years, and we’ve learned a thing or two along the way. Okay, we’ve learned a lot along the way. 😎
We’ve also dedicated our company to making products that work directly with the Jira software you use. While you probably already know how to use Jira workflows, you may not be getting the most out of them. In this post, we’ll share seven best practices for getting the absolute most out of your workflows.
Free workflow apps
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Easy Agile Scrum Workflow for Jira
Easy Agile Kanban Workflow for Jira
Why dev teams choose Jira workflows
Unlike traditional project management tools, Jira takes an agile approach to product development. Jira Software is a family of software platforms designed to help agile teams do what they do even better, so team members can plan, track, and release great software every time.
The Jira server allows for multiple frameworks, including both Scrum and Kanban processes, making it completely versatile, no matter what style you’re used to. It helps you manage all phases of your workflow with complete visibility, and you can continually improve your performance based on detailed real-time data.
🙋🏼 If you’re new to Jira, follow this how-to tutorial from Atlassian for developers joining an existing Jira cloud project.
Jira workflow best practices and lessons learned
We love its flexibility and how it helps development teams work to meet stakeholder and customer needs. Our two CEOs worked directly with the Atlassian Jira team for five years, where they got to know the product inside and out.
1. Make customer-focused decisions
Every decision you make should be customer-focused. Repeat that again and again — you can even record it on your phone and listen to it while you sleep every night! Agile methodologies are especially effective because they focus on this priority in every problem.
Keep this mantra top of mind through every step of your Jira project, such as when you add workflows, create new workflows, define specific issue fields, or resolve issue types. To continually bring value to the customer, you need to visualize their journey from start to finish.
User story maps are invaluable tools for keeping customers at the forefront of everything you do. They help teams prioritize based on customer needs, and they give a clear view of the customer journey. It’s their story, after all, so why not view your backlog from their perspective?
Easy Agile TeamRhythm transforms flat backlogs into impactful, visual representations of the customer journey. The app integrates seamlessly with your agile boards in Jira and is designed to help teams provide value to customers quickly and frequently.
2. Use personas to gain a deeper understanding of your audience
Personas are the ultimate tool for empathizing with customers. They ask important questions about users so development teams can gain a deep understanding of the people who will use the product they’re working on. If you aren’t using personas yet, move it to the top of your to-do list.
A persona asks important questions of the user to capture buying habits, pain points, behavioral patterns, demographics, and more. Using these directly with your user story maps or alongside your product roadmap will help you make the decisions that will bring the most value to the customer.
Easy Agile Personas for Jira configures directly with your current Jira projects. The app has the functionality to create and store customer personas natively in Jira software, so you can prioritize customer needs every step of the way.
3. Create a workflow for your team, not everyone else
Some teams create a one-size-fits-all workflow and duplicate it across issue types with only small changes on the way. Depending on the team, that might not work. A status and transition that works for one issue type, for example, might not work for another. Some issues may require specific statuses and transitions, or even restrictions and automations that only work for them. You can mold a template, but it’ll never be the most effective workflow for your team.
Still, the one-size-fits-all approach is tempting. It’s easier too. But ultimately, the people on your team will end up working with a tool not made for them, but for someone else. Remember, as an admin your job is to serve the people on your team. You want your team to work with joy and harmony. You want your workflows to be effective for the people working in them, not easy to create for the admin. Putting in the effort now will have a scaling effect, given that the people on your team have to work in Jira every day.
If not one-size-fits-all then, what do we recommend?
Start from scratch. Start from zero, from nothing. Clear your mind of all templates that exist and do the work of talking to your team. Figure out the steps your team goes through and translate them into Jira. Talk to a representative from each role on your team, and make sure their needs are met. The best workflow is the one that’s tailored to your team, not for everyone else. It’s not easy and it’s going to take time, but your teams will thank you for it.
4. Don’t add more detail than what’s needed
When working in Jira, there’s such a thing as too much detail. Although it can be tempting to include absolutely everything, this may not actually be the best move.
Overuse of custom fields can lead to a slower response time on Jira issues, and it may cause frustrating holdups. Don’t get in your own way by creating an overly complicated structure. Whenever adding to your Jira workflow, think back to your customer needs and OKRs. Simple is often the more effective choice.
5. Don’t over-customize or overcomplicate
Custom workflows offer dev teams a solution that can be adapted to meet their current needs. But customization can come at a price.
As your Jira workflows evolve, they will become more and more unrecognizable from one workflow to the next. In some cases, they may get to the point of becoming a completely different species that will have trouble working with original versions.
Add custom fields when you need to, but don’t overdo it on complex workflows. Set standard practices across your team for how and when different workflows are customized to minimize compatibility issues. Ensure that customization is approved by those who understand OKRs and have the entire big picture in mind. It may be prudent for larger teams to limit admin assignee access to prevent unnecessary and possibly harmful customizations.
6. Keep your workflow simple: limit statuses and transitions
Adding a status for every part of your team’s process may seem like a good idea, and Jira definitely supports it. But keep in mind that every status and transition adds more complexity for the team working in the workflow. If you want to move fast, keep your process lean.
After mapping how your team works, include only the statuses and transitions you need. A workflow with too many statuses and transitions can be confusing to understand. Remember that the team working in the workflow will have to understand and use it.
7. Iterate on your workflow
It’s great to plan out your workflow, but don’t worry about getting the perfect workflow on the first try. Teams change, and Jira can adapt to those changes. What’s important is creating the best workflow you can now and iterating based on changes and feedback from the team.
This may seem counterintuitive, especially if your team isn’t used to working agile and wants to set and forget the workflows. Keep in mind that Jira workflows are here to serve your team’s needs at the current time. They’re here to adapt to your needs right now. As you evolve, your workflows evolve with you.
8. Involve stakeholders when creating workflows
These include both internal and external stakeholders in the process to ensure their needs are consistently met. The product manager is just one person with one viewpoint — you need a variety of team perspectives.
Stakeholders need to be involved, and they need to have continual access to essential documents, such as your product roadmap or user story map. These living documents are a work in progress. They represent the overall vision at any given time, and since they’re always evolving, your stakeholders need to know how to access them and how to decipher them.
When admins don’t involve the team in creating workflows, the workflow may not be the best one for the team. Remember that when you’re building a workflow, you’re doing it for people. These people will be working with the workflow you build, so make it work for them.
To create effective workflows, involve a stakeholder from each role within your multidisciplinary team. Here are some key roles to consider:
- Product Manager: Understands the overall vision and roadmap.
- Software Engineer: Knows the technical intricacies and feasibility.
- Product Designer: Focuses on user experience and interface design.
- Content Designer: Ensures that content is clear and effective.
- Quality Assurance Engineer: Guarantees the product meets quality standards.
Get a representative from each of these roles, find out how they work, and once you’ve created your workflows, check that they’re happy with them. If you don’t, you might end up with statuses and transitions that people don’t use, and you might miss important workflow rules that can speed your team up.
Then take your team’s feedback and iterate. They’re the ones who are working in Jira.
9. Teach stakeholders about the iterative process
When it comes to agile and working in Jira, everything is iterative. The plan you set out with is bound to change with the needs of your customers.
This is really difficult for some stakeholders to understand, especially if they’re not used to working with agile. The ideas and methodologies that come naturally to you may be completely foreign to the stakeholders and key customers you involve in the process.
Take it slow and BE PATIENT. Teach stakeholders about the agile process, and ensure they understand that any plan is completely subject to change. Plans are “living documents” that represent what the team hopes to accomplish based on what will provide the most value to customers in that snapshot of time.
10. Test your workflow
If you don’t test enough, you’ll have a workflow with so many errors they’re hard to fix. If you test too much too early, you won’t be able to move quickly. Testing is a balancing act. There are no hard rules, but there are two stages where people usually test their workflows:
Stage 1 - Testing the new workflow in a separate project or instance
Before you get your team to use your workflow, you want to check that everything works properly. To do so you can copy your workflow to:
- A separate Jira project
- A separate Jira site, if you have one
Either way, you want a place in Jira that doesn’t impact people in the project for testing. There you can create sample issues and manually run through every step of the workflow. You can check for things like:
- Whether the statuses and transitions make sense
- If the issue ever gets stuck at particular steps in the workflows
- Whether workflow rules are working properly
- How a representative from each role in your team goes through the workflow
Stage 2 - Testing with your team in your actual project
Testing is a continuous process.
After getting your workflow into Jira, there are bound to be problems your team runs into that you didn’t consider. That’s why it’s important to get feedback from the people actually using the workflow.
It’s not something you have to do every day, or even every week, but keep in touch with your team every now and then. If you have meetings about the tools you use or about how you work, make sure to talk about how the workflows are working for them.
11. Make use of agile Jira apps
Jira is a fantastic platform with tons of features and development tools for agile teams that we can’t praise highly enough, but it doesn’t come with everything. Take advantage of plugins designed to help teams just like yours. The Atlassian marketplace offers a number of Jira apps that provide specific solutions, including Easy Agile’s four Jira plugins:
Jedes unserer Plugins lässt sich nahtlos in Jira integrieren, um deine Entwicklung zu vereinfachen und deine Geschäftsprozesse zu optimieren.
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JiraJira Software-Funktionen für Product Owner und Entwicklungsteams
Jira ist der #1 Softwareentwicklungstool wird von agilen Teams verwendet. Es wurde entwickelt, um Entwicklungsteams dabei zu helfen, großartige Produkte zu planen, zu verfolgen und zu veröffentlichen. Mit Jira Software können Teams in mehreren verschiedenen Frameworks arbeiten, darunter Kanban und Scrum, und erhalten gleichzeitig Zugriff auf agile Berichte, Integrationen und Automatisierungen.
Es ist absolut vielseitig, sodass Teams so arbeiten können, wie es ihnen am besten passt. Außerdem ist Jira Software so konzipiert, dass Teams ihre Leistung kontinuierlich verbessern können. Dieses Tool für agiles Projektmanagement und agile Softwareentwicklung ist in drei verschiedenen Paketen erhältlich:
- Jira-Kern: Die grundlegende Jira-Plattform
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In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf alle Funktionen, die Teams zur Verfügung stehen, die Jira Software verwenden. Wir besprechen, was enthalten ist und wie dein Team das Beste aus den Funktionen und Add-Ons von Jira Software herausholen kann.
Scrum-Boards von Jira Software
Jira Software ist so konzipiert, dass es in verschiedenen agilen Frameworks funktioniert. Der Scrum-Prozess hilft DevOps-Teams dabei, Stakeholdern und Kunden einen iterativen und inkrementellen Mehrwert zu bieten.
Ein Scrum besteht in der Regel aus einem zweiwöchigen Sprint, der darauf abzielt, einen bestimmten Satz von Backlog-Elementen aus dem Produkt-Backlog. Besitzer der Produkte Sprints planen, und ein Scrum Master führt das Entwicklungsteam durch die verschiedenen Phasen des Scrum.
Das Team arbeitet daran, die wichtigsten Arbeiten zu erledigen, während es sich trifft tägliche Standups um ihre Fortschritte und mögliche Hindernisse zu überprüfen. Das tägliche Standup ermöglicht es den Teams, unterwegs zu lernen und einen iterativen und anpassbaren Ansatz zu verwenden.
Jira Scrum-Boards vereinigen Sie Teams um ein einziges Ziel herum und fördern Sie gleichzeitig die iterative, schrittweise Umsetzung. Das Tool bietet datengestützte Scrum-Einblicke, sodass Produktverantwortliche und Teammitglieder die Sprintziele im Auge behalten und Rückblicke verbessern können. Die Anpassung von Jira hilft Teams dabei, den Stakeholdern auf der Grundlage des sich ständig weiterentwickelnden Kundenfeedbacks schnell und effektiv einen gleichbleibenden Mehrwert zu bieten.
Mit Jira Scrum Boards kannst du:
- Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle für alle Arbeiten, die erledigt werden müssen
- Verfolgen Sie Ihre Fortschritte visuell während des Entwicklungszyklus
- Bieten Sie allen Teammitgliedern einen klaren Überblick darüber, was auf ihrem Teller liegt
- Identifizieren Sie schnell alle Blocker oder potenziellen Blocker
- Organisieren Sie die Arbeit rund um den Sprint-Zeitrahmen
- Vermeiden Sie es, sich zu einem bestimmten Zeitpunkt zu sehr auf die Arbeit einzulassen
- Verlieren Sie nicht den Überblick über wichtige Daten oder Meilensteine.
- Nutzen Sie wichtige Kennzahlen, darunter Burndown-Diagramme und Geschwindigkeitsberichte
Kanban-Boards von Jira Software
Bildquelle: Atlassian
Kanbans bieten Entwicklungsteams Workflow-Transparenz, indem sie eine visuelle Darstellung dessen erstellen, was getan werden muss, was in Bearbeitung ist und was abgeschlossen wurde. Sie helfen den Teams auch dabei, ihre Kapazitäten zu verstehen, sodass sie sich jeweils auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren können. Zu erledigende Aufgaben werden von einer Spalte in die nächste verschoben — von „Zu erledigen“ über „In Bearbeitung“ nach „Erledigt“.
Jira Kanban-Boards bieten Teams einen Rahmen, in dem sie ihre Arbeit kontinuierlich und effizient erledigen können. Sie sind einfach zu bedienen, visuell ansprechend und vollständig an die spezifischen Bedürfnisse des Teams anpassbar. Die Board-Spalten von Jira Kanban können an andere Anforderungen angepasst werden, z. B. „Wird geprüft“ oder „Wartet auf Kundenfeedback“.
Mit Jira Kanban Boards kannst du:
- Visualisieren Sie Arbeitsabläufe übersichtlich
- Stellen Sie die Arbeit in verschiedenen Phasen dar
- Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle für alle Arbeiten, die erledigt werden müssen
- Sehen Sie sich auf einen Blick den Stand der Arbeit an
- Erfassen Sie relevante Informationen für Jira-Probleme, Aufgaben, Storys oder Bugtracking
- Begrenzen Sie den Umfang der laufenden Arbeiten
- Vermeiden Sie Engpässe und erkennen Sie sie, bevor sie die Arbeit verzögern
- Konfigurieren Sie Workflows so, dass sie so einfach oder komplex sind, wie es nötig ist
- Passen Sie die Boards an die Bedürfnisse des Teams an
- Nutzen Sie visuelle Messwerte in Echtzeit
Roadmaps für Jira Software
Roadmaps helfen agilen Teams, das Gesamtbild rund um die Entwicklung eines Produkts zu sehen. Sie erstellen einen flexiblen Plan für das, was das Team zu erreichen hofft, und geben einen Überblick darüber, wie alle Teile miteinander verbunden sind.
Obwohl die Roadmap einen klaren Überblick über den vor uns liegenden Weg bietet, ist sie kein in Stein gemeißelter Plan dessen, was kommen wird. Aufgrund der agilen Methodik und der Art der Roadmaps werden sie ständig aktualisiert und auf der Grundlage neuer Informationen, die kontinuierlich von Teammitgliedern, Interessenvertretern und Kunden eintreffen, angepasst.
Jira-Roadmaps sind für Teams und Organisationen über Jira Software Premium verfügbar. Sie helfen Teams dabei, Fortschritte auf der Grundlage des Gesamtbildes zu verfolgen, um Kapazitäten vorherzusagen und Engpässe zu vermeiden.
Mit Jira-Roadmaps kannst du:
- Skizzieren Sie das große Ganze
- Abhängigkeiten abbilden und berücksichtigen
- Verfolge deinen Fortschritt
- Konto für Teambandbreite
- Kapazität von Sprint zu Sprint anzeigen
- Iterieren und aktualisieren Sie, wenn Sie mehr über ein Projekt, ein Produkt oder die Bedürfnisse eines Kunden erfahren
- Synchronisieren Sie in Echtzeit, sodass alle auf derselben Seite sind
- Erstellen Sie mehrere Roadmap-Versionen, um unterschiedlichen Szenarien Rechnung zu tragen
- Teilen Sie Ihre Roadmaps mit Stakeholdern
Wir haben das einfachste Roadmapping-Tool für Jira entwickelt. Unser Easy Agile Roadmaps für Jira helfen Sie Entwicklungsteams bei der Erstellung von Produktplänen, die einfach zu verwenden, flexibel und kollaborativ sind. Es bietet eine intuitive Drag-and-Drop-Funktionalität mit einem Klick und eine supersaubere Benutzererfahrung. Sehen Sie sich eine Demo an unserer Roadmaps in Aktion, um mehr zu erfahren.
Berichterstattung über Jira Software
Bildquelle: Atlassian
Unabhängig davon, wie du Jira verwendest, erhältst du Zugriff auf eine Reihe wichtiger Erkenntnisse. Klare Kennzahlen helfen deinem Team dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Nutzen Sie agile Berichte und Dashboards, um besser zu verstehen, was Sie gut machen und wo Sie Ihren Prozess verbessern können.
Benutzen Jira-Berichterstattung um Sprint-Berichte, Burndown-Charts, Release-Burndowns, Geschwindigkeitsdiagramme, kumulative Flussdiagramme und mehr zu analysieren. Mithilfe von Echtzeitdaten können Teams den Fortschritt auf aussagekräftige Weise verfolgen, einschließlich der Verwaltung des Sprint-Fortschritts und der Berücksichtigung von Änderungen im Umfang. Bringen Sie klare Daten in Ihr Rückblicke und stellen Sie Stakeholdern und Führungskräften anpassbare Dashboards zur Verfügung.
Mit Jira Reporting kannst du:
- Treffen Sie datengestützte Entscheidungen
- Verfolge deinen Fortschritt sowohl anhand der Produkt- als auch der Sprintziele
- Überwachen Sie den Fortschritt, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, falls die Arbeit ins Hintertreffen gerät
- Verwenden Sie Daten aus der Vergangenheit, um realistische Schätzungen zu erstellen
- Übermäßige Mittelbindung und übermäßiger Umfang
- Engpässe erkennen
- Prognostizieren Sie die zukünftige Leistung
- Nehmen Sie Rückblicke auf klare Kennzahlen vor
- Stellen Sie Stakeholdern mithilfe anpassbarer Dashboards visuelle Daten zur Verfügung
Integrationen mit Jira Software
Bildquelle: Atlassian
Jira bietet Integrationen mit den Tools und Apps, die dein Team bereits verwendet. Du kannst Jira Software nahtlos mit Plugins wie Bitbucket, Trello, Confluence, GitHub, Slack und vielen mehr verbinden. Es sind Tausende von Integrationen verfügbar.
Du kannst Jira Software auch um über 3000 Apps erweitern, die im Atlassian Marketplace. Der Marktplatz enthält Apps für Dutzende von Kategorien, darunter Code-Reviews, Designtools, Berichte, Zeiterfassung und Workflows.
Dort finden Sie die Easy Agile-Produkte, die wir entwickelt haben, um Teams einen kundenorientierten Ansatz bei der Produktentwicklung zu bieten.
Unternehmen aller Größen vertrauen auf Easy Agile TeamRhythm, darunter Amazon, Twitter, Adobe, AT&T, Cisco, JP Morgan und Rolex. Unsere Team-Agility-App hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, für Ihre Kunden zu arbeiten, indem sie die Arbeit priorisiert, die Ihren Benutzern den größten Mehrwert bietet. Sie hilft Ihnen dabei, besser zusammenzuarbeiten — dank reibungsloser Sprint- und Versionsplanung, einfachem Story-Mapping, einfacher Backlog-Verfeinerung und Team-Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung.
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Für mehr Inhalte, die für Jira-Nutzer wie dich geschrieben wurden, folgen Sie dem Easy Agile Blog und schalten Sie ein Einfacher Agile-Podcast für einen Einblick in die interessantesten und erfolgreichsten Führungskräfte aus den Bereichen Wirtschaft, Technologie und Agilität.
JiraWas Jira Roadmaps für Agile tun können
So wie Sie sich vor einem Roadtrip eine physische Landkarte ansehen, um die Etappen jeder Reise zu verstehen, helfen Roadmaps agilen Teams dabei, ihre Arbeitsbelastung für die kommenden Monate zu verstehen. Jira-Roadmaps bieten weitere Vorteile, wie z. B. die Visualisierung des Zeitplans und die Möglichkeit, relevante Informationen mit externen Stakeholdern zu teilen.
In diesem Artikel werden wir den Zweck von entpacken Produkt-Roadmaps und ob sie alle gleich sind und warum Einfache Agile Roadmaps für Jira ist das einfachste Roadmapping-Tool für Jira. Du wirst entdecken, wie Roadmaps helfen Produkteigentümer, agile Teammitglieder, Kunden und Stakeholder. Sie werden auch den Unterschied zwischen Roadmaps und Gantt-Diagrammen verstehen.
Lassen Sie uns damit beginnen, den Zweck von Roadmaps für agile Teams zu erörtern.
Warum braucht ein agiles Team eine Roadmap?
Roadmaps helfen agilen Teams dabei, ihre großen Arbeitsbereiche zu definieren und zu definieren, bis wann sie abgeschlossen werden müssen. Es ist ein Artefakt, mit dem Team, Kunden und anderen Projektbeteiligten zu kommunizieren.
Mithilfe von Roadmaps haben agile Teammitglieder einen Überblick über ihre Reise für die nächsten 3-6 oder sogar 12 Monate. Wenn Teams diese Reise verstehen, können sie die Entwicklung ihres Produkts besser verstehen.
Wenn Sie ein Product Owner sind, sind Roadmaps eine großartige Möglichkeit für Sie:
- Zeigen Sie, dass Sie die Unternehmensziele verstehen
- Zeigen Sie der C-Suite und dem agilen Team, dass Sie sich dessen bewusst sind Bedürfnisse des Kunden
- Zeigen Sie, dass Sie wissen, wie Sie Ihren Kunden ein wertvolles Produkt liefern und gleichzeitig die Ziele Ihres Unternehmens erreichen
Roadmaps sind auch eine großartige Möglichkeit, Sie und Ihr Team daran zu erinnern, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt. Sie geben dir die Möglichkeit, Teammitglieder zu motivieren und ihnen zu helfen.
Außerdem, indem Sie Epen in Benutzergeschichten aufteilen in der Produkt-Backlog, Product Owner und das Entwicklungsteam können diese Arbeitselemente besser priorisieren, planen und Ressourcen zuweisen.
Nachdem wir die Grundlagen der Jira-Roadmaps behandelt haben, schauen wir uns an, wie wir sie für verschiedene Rollen anpassen können.
Maßgeschneiderte Roadmaps auf spezifische Bedürfnisse
Verschiedene Teammitglieder benötigen unterschiedliche Ansichten der Roadmaps. Einige Rollen konzentrieren sich auf die Analyse bestimmter Roadmap-Elemente, während andere Rollen sich auf andere Teile konzentrieren.
Das Entwicklungsteam benötigt Roadmaps mit voraussichtlichen Veröffentlichungsdaten, Meilensteinen und einer detaillierten Erläuterung des Kundennutzens.
Sie können Roadmap-Elemente nach dem Kundennutzen priorisieren, was sinnvoll ist, wenn Sie die agile Methode des Kunden in Betracht ziehen.
Oft haben Entwicklungsteams Roadmaps, die nach Sprints organisiert sind, und Arbeitsaufgaben, die auf einem Zeitplan angeordnet sind. Ein Arbeitselement kann eine Benutzergeschichte, eine Aufgabe oder ein Bug.
Die C-Suite verwendet Roadmaps, um die Arbeit der Entwicklungsteams den Unternehmenszielen und -kennzahlen zuzuordnen.
Diese Roadmaps zeigen Arbeitselemente an, die nach Monaten oder Quartalen geordnet sind. Diese Organisation hilft dabei, Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen und Schlussfolgerungen zur Zielerreichung zu ziehen.
Beim Roadmapping für die C-Suite müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ihnen detaillierte Arbeitsaufgabenbeschreibungen zur Verfügung zu stellen.
Das Verkaufspersonal stützt sich auf Roadmaps, um mehr über neue Funktionen und den Kundennutzen zu erfahren. Diese Art von Informationen kann dazu beitragen, die Umsatzerlöse zu verbessern. Roadmaps sind eine großartige Möglichkeit für die Vertriebsmitarbeiter, bevorstehende Entwicklungen zu verstehen, für die sie die Kunden begeistern können.
Sie sollten auch Ihr Bestes tun, um Ihren Kunden visuell ansprechende und gut lesbare Roadmaps anzubieten. Sie werden nach einer priorisierten Übersicht über neue Funktionen suchen.
Jira-Roadmaps können dir bei der Bereitstellung dieser verschiedenen Arten von Roadmaps helfen.
Jira-Roadmaps
Atlassian hat Roadmaps in die Jira-Software der nächsten Generation aufgenommen. Mit Jira-Roadmaps kannst du Elemente in einer Zeitleiste definieren und organisieren und sie auf dem neuesten Stand halten. Du kannst den Arbeitsstatus sogar mit Stakeholdern teilen.
Aber das Coolste an Roadmaps in Jira ist, dass sie mit der Arbeit der Entwickler synchronisiert werden.
Da sich der Umfang eines Projekts ändern kann, während agile Teams arbeiten, kann es schwierig werden, eine aktuelle Roadmap aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn Sie ein statisches Tool wie Excel oder Confluence verwendet haben. Zum Glück können Sie mit Jira-Roadmaps den Arbeitsstatus und die Prioritäten der Elemente schnell und einfach aktualisieren.
Agile Teams können User Stories an das Jira-Projekt anhängen, an dem sie gerade arbeiten. Infolgedessen aktualisiert Jira Software die eigentliche Arbeit in ihrer Roadmap.
Du kannst auch die Jira-Software verwenden, um das Problem zu lösen Roadmap-Elemente oder Epen, was bedeutet, die Arbeit in kleine Teile aufzuteilen. Und als ob das nicht schon genug Spaß gemacht hätte, kannst du die Drag-and-Drop-Funktionalität von Jira Software verwenden, um die Prioritäten von Elementen in der Timeline anzupassen. Folglich passt Jira Software die Daten in den Epen automatisch an.
Dies sind einige weitere Gründe, warum es sich lohnt, sich die Roadmaps von Jira anzusehen. Sie bieten:
- Zusammenarbeit der Interessengruppen bei der Erstellung und Pflege der Roadmap
- Die Fähigkeit, Informationen mit externen Stakeholdern zu teilen
- Höhere Verfügbarkeit und Sichtbarkeit für Teammitglieder
- Enge Verbindungen zwischen der Arbeit eines Teams und der Roadmap
- Nahtlose Aktualisierbarkeit von Gegenständen
- Visualisierung des Projektstatus
- Sowohl allgemeine als auch detaillierte Artikelbeschreibungen
- Verbindungen zwischen Jira-Ausgabedaten und Daten auf der Roadmap
Einfache Agile Roadmaps für Jira kann dir dabei helfen, deine Roadmap als Zeitleiste mit Swimlanes zu gestalten, die auf Arbeitsthemen oder Teams basieren. Ziehen Sie Elemente per Drag & Drop auf die Zeitleiste, um festzulegen, wann das Team mit der Bearbeitung beginnen und enden soll. Sie können auch:
- Meilensteine definieren
- Die Ansicht der Roadmap filtern
- Verfolge den Fortschritt der epischen Fertigstellung
- Teilen Sie eine PDF-Version der Roadmap mit Stakeholdern
Bevor Sie loslegen, sollten wir uns mit Gantt-Diagrammen und Roadmaps befassen.
Was sind Gantt-Diagramme?
Wenn wir sagen: „Gantt-Diagramme sind nützlich für agile Teams„, denkst du vielleicht sofort, „Das kann nicht stimmen!“ 😮 Gantt-Diagramme können jedoch im richtigen Kontext nützlich sein. Sie sind einfach nicht sehr agil.
Das Gantt-Diagramm, benannt nach dem Schöpfer des Diagramms, Henry Lawrence Gantt, bietet einen grafischen Zeitplan für die Planung und Visualisierung von Aufgaben, die nach Projektphasen organisiert sind.
Projektmanager verwenden Gantt-Diagramme, um Aufgabenabhängigkeiten und den kritischen Pfad zu verwalten. Dieser Pfad ist die Abfolge von Aufgaben, die die Teammitglieder pünktlich ausführen müssen, um das Enddatum des Projekts nicht zu gefährden.
Einfach ausgedrückt, wenn Sie ein Rechenzentrum bauen, müssen Sie die Reihenfolge definieren, in der das Team Aufgaben ausführen muss. Im Grunde kann das Team einige Aufgaben nicht beginnen, bevor es andere erledigt hat.
Lassen Sie uns nun klären, warum Roadmaps agil sind, Gantt-Diagramme jedoch nicht.
Warum Gantt-Diagramme und Roadmaps nicht austauschbar sind
Auf den ersten Blick scheinen Gantt-Diagramme Roadmaps zu ähneln. Im Kern dienen sie jedoch unterschiedlichen Zwecken und Zielgruppen.
Gantt-Diagramme gehen davon aus, dass die Teammitglieder ihre Arbeit linear erledigen. Das bedeutet, dass die Ausführung einiger Aufgaben von der Ausführung anderer Aufgaben abhängt. Und jede Änderung des Zeitplans kann das Enddatum des Projekts gefährden. Daher sollten Sie eine Neuplanung von Aufgaben vermeiden und die Ausführung der Aufgaben regelmäßig überwachen.
Aus diesem Grund widerspricht die Linearität von Gantt-Diagrammen den Prinzipien der Agilität. 🛑
Die agile Methodik entstand aus der Notwendigkeit, die Ineffizienzen traditioneller Projektmanagementpraktiken in der Softwareentwicklung zu beheben. Eine dieser Methoden ist die Wasserfallmethode.
Agile Teams planen adaptiv und liefern kontinuierlich Ergebnisse. Sie konzentrieren sich auch auf kontinuierliche Verbesserung. Deshalb würde kein Gantt-Diagramm in ein agiler Arbeitsablauf.
Gantt-Diagramme folgen einem linearen Bereitstellungsmodell mit vielen Aufgabenabhängigkeiten, das in der Regel langsam ist. 🐌
Auf der anderen Seite hat der agile Workflow kürzere Entwicklungszyklen — Iterationen — mit häufigen Lieferungen und den geringsten Aufgabenabhängigkeiten. Das beschleunigt die kontinuierliche Verbesserung. Darüber hinaus passen agile Teams ihre Roadmaps sehr gut an sich ständig ändernde Prioritäten und Anforderungen an.
Roadmaps sind gut, aber Jira-Roadmaps sind fantastisch
Jira-Roadmaps wie Einfache agile Roadmaps hilft dabei, Arbeitselemente nach Priorität zu ordnen und ihren Status zu aktualisieren. Projektbeteiligte können in Jira gemeinsam Änderungen an Roadmaps vornehmen, was sehr praktisch ist.
Das vielleicht beste Feature von Jira-Roadmaps ist, dass Entwickler sowohl die Arbeit in den Jira Software-User Stories als auch die Aufgaben auf diesen Roadmaps verfolgen können. Aus Sicht des Product Owners besteht der Vorteil darin, wie er die Arbeit der Entwickler visualisiert und mit den Stakeholdern kommuniziert.
Es ist wirklich wichtig sicherzustellen, dass sowohl die C-Suite als auch das agile Team sich an die Roadmap halten. Wenn sie das nicht tun, stimmen Sie die Arbeit Ihres Teams möglicherweise nicht auf die Unternehmensziele und Kundenbedürfnisse ab.
Denken Sie daran, dass die Vorteile von Roadmaps auf zwei Arten wirken: Die Teammitglieder erkennen besser, wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, und Sie können diesen Prozess überwachen.
Testen Sie unsere Einfache Agile Roadmaps für Jira. Ob du dem folgst Scrum-Rahmenwerk oder die Kanban-Framework, es hilft Ihnen dabei, die Arbeitsaufgaben Ihres Teams in einer Zeitleiste zu organisieren, Meilensteine zu definieren und den Fortschritt zu verfolgen.
JiraEinfaches Jira-Projektmanagement mit Kanban
Scrum ist nicht die einzige agile Softwareentwicklungsmethode, die es gibt. 😲 Wenn Sie mit Kanban nicht vertraut sind, versprechen wir Ihnen, dass wir nicht abtrünnig werden — Kanban ist agil. Und die Projektmanagement-Tools von Jira machen die Organisation eines Kanban-Teams wirklich einfach.
Kanban stammt aus Schlank Prinzipien und konzentriert sich auf die Vermeidung von Verschwendung und die Bewertung von Prozessen während des gesamten Projektlebenszyklus und nicht erst am Ende. Die wichtigsten Grundlagen von Lean sind Zweck, Prozess und Mitarbeiter. Klingt ziemlich agil, nicht wahr?
Die Projektmanagement-Tools von Jira helfen dir, einen guten Start mit Kanban zu haben. Du kannst die Standard-Jira-Boards verwenden oder dich mit Anpassungen austoben. Es liegt an dir und deinem Team.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Kanban oder Scrum ist das Richtige für Ihr Unternehmen, lesen Sie weiter. Wir geben Ihnen einige Informationen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen. Wir geben dir auch einige Tipps, wie du die Projektmanagement-Tools von Jira verwenden kannst, um deine Arbeit zu organisieren und dein Team produktiv zu halten.
Was ist besser: Scrum oder Kanban?
Beides. Oder keines von beiden. Scrum und Kanban sind beide effektive Methoden für die Softwareentwicklung. Welches ist das Beste für Ihre Organisation ist eine bessere Art, die Frage zu stellen. Die Antwort hängt von der Art der Arbeit oder den Projekttypen ab, die Ihrem Team zugewiesen sind.
Scrum wird generell empfohlen, wenn:
- Ihr Projekt ist relativ stabil, was bedeutet, dass Sie einige Wochen ohne größere Änderungen der Anforderungen, Funktionen oder der allgemeinen Produktausrichtung auskommen können.
- Der Großteil der Arbeitsaufgaben Ihres Teams besteht aus komplexen Funktionen oder wichtigen Produktupdates und nicht aus kleinen Optimierungen, Bugfixes oder reaktionären Arbeiten aufgrund von externem Feedback.
- Sie können Ihre Arbeit einige Wochen im Voraus planen, in der Regel ohne wesentliche Änderungen des Umfangs oder der Anforderungen.
- Sie haben ein funktionsübergreifendes Team, das bereit und in der Lage ist, die Arbeit als Team und nicht einzeln anzugehen.
Wenn das Folgende eher nach Ihrem Softwareentwicklungsteam klingt, sollten Sie Kanban in Betracht ziehen:
- Ihre Arbeit ist dynamisch mit häufigen Prioritätswechseln.
- Normalerweise arbeitest du an kleinen Updates, Bugfixes oder reagierst auf Kundenwünsche.
- Ihre Teamressourcen werden für mehrere Projekte oder Produkte gemeinsam genutzt.
- Die meisten Ihrer Teammitglieder arbeiten unabhängig, da Sie in der Regel nicht zusammenarbeiten müssen.
Schließlich sollten Sie berücksichtigen Wasserfall 😲 wenn:
- Ihre Arbeit ist vorhersehbar oder wiederholt sich (jährliche Updates oder regelmäßig geplante Upgrades).
- Sie sind zu 100% mit der Arbeit, der Technologie und dem gewünschten Ergebnis vertraut.
- Es besteht kaum eine Chance, dass sich der Umfang oder die Anforderungen ändern.
- Es gibt einen absoluten Pfad von Anfang bis Ende, der durch gesetzliche oder behördliche Compliance-Standards vorgeschrieben ist.
Schau, wir lieben Agile genauso wie jeder andere. Aber wir lassen nicht zu, dass unsere Leidenschaft für Scrum und Kanban der Schaffung des bestmöglichen Arbeitsumfelds für unsere Teams im Weg steht. Die beste Softwaremethode und der beste Prozess sind die, die am besten zu Ihrem Team passen.
So startest du mit einem Kanban-Projekt in Jira
Atlassian hat eine großartige Plattform entwickelt, um Jira-Benutzern bei der Verwaltung von Kanban-Teams zu helfen. Schritt 1 ist die Auswahl der Kanban-Vorlage, wenn du dein neues Projekt erstellst. Ganz einfach. 🤓
Als Nächstes möchten Sie Ihren Kanban-Workflow einrichten. Jira erstellt einen Standard-Workflow für dich: Backlog, Zur Entwicklung ausgewählt, In Bearbeitung und Fertig. Die Standardeinstellung funktioniert hervorragend für viele Teams, aber wenn du sie anpassen möchtest, klicke auf das Punktmenü in der oberen rechten Ecke und dann auf „Board-Einstellungen“.
In den Board-Einstellungen kannst du beim Anpassen verrückt werden:
- Spalten und Schnellfilter
- Schwimmbahnen und Kartenfarben
- Karten- und Ausgabedetailansichten
- Rangstufen der Priorisierung
- Arbeitstage
- Integration des Vorstands in eine Roadmap.
Eines der Ziele von Kanban ist es, Bereiche in Ihrem Prozess in Echtzeit zu isolieren, die die Arbeitsausführung verlangsamen. Denken Sie daran, wenn Sie über jeden Schritt in Ihrem Prozess nachdenken und entscheiden, für welche Schritte eine Spalte im Arbeitsablauf benötigt wird.
Um zu vermeiden, dass dein Board 20 Spalten enthält, solltest du in Betracht ziehen, verwandte Schritte zu kombinieren oder aufeinanderfolgende Schritte zu gruppieren, die normalerweise sehr schnell ablaufen.
Lassen Sie uns über WIP-Limits sprechen
Nachdem Sie Ihr Kanban-Board erstellt haben, ist es an der Zeit, WIP-Limits festzulegen. (Das ist noch in Arbeit für die Anfänger.) WIP-Grenzwerte verhindern, dass Sie eine Phase des Workflows mit zu viel Arbeit überlasten.
Lassen Sie uns über den Zweck eines WIP-Limits sprechen. WIP-Limits helfen Ihrem Team, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, sodass es diese abschließen, bereitstellen und mit der nächsten Aufgabe fortfahren kann.
Viele Dinge, die gerade in Bearbeitung sind, neigen dazu, die Leute abzulenken. Sie arbeiten eine Weile an einer Aufgabe, wechseln dann zu einer anderen Aufgabe, beenden keine von beiden und setzen nichts ein. 😕 Das nennt man Kontextwechsel, und das saugt deiner Produktivität das Leben aus.
WIP-Grenzwerte zeigen Ihnen auch Engpässe in Ihrem Prozess. Je nach Arbeitsablauf kann es vorkommen, dass sich die Arbeit eines bestimmten Teammitglieds in „In Bearbeitung“ stapelt, aber nichts wird in den Status „Erledigt“ verschoben. Sie müssen herausfinden, warum.
Wenn Ihr Arbeitsablauf spezifischer ist, stellen Sie möglicherweise eine Arbeitsüberlastung für das Datenbankteam fest, während für Ihren Frontend-Entwickler nichts in Bearbeitung ist.
WIP-Limits lösen diese Probleme nicht, aber sie informieren dich, wenn du ein Problem hast, damit du dich damit befassen und eine Lösung finden kannst.
Tipps zur Verwendung von Kartenfarben und Swimlanes
Beim agilen Projektmanagement für ein Kanban-Team geht es darum, das Team produktiv zu halten, ohne ihnen in die Quere zu kommen. Es geht darum, über den Gesamtstatus zu berichten, Probleme zu antizipieren und Probleme zu lösen. Kartenfarben und Swimlanes geben Projektmanagern auf einen Blick einen Einblick in die wichtigsten Teamkennzahlen.
Kartenfarben und Swimlanes stehen für bestimmte Problemattribute oder sie können Abfrageergebnisse oder Verantwortliche darstellen. Wir stellen uns die Kartenfarben gerne als detailliertere Daten zur Problemverfolgung vor, während Swimlanes uns ein übergeordnetes Bild der gesamten Arbeit vermitteln.
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Arbeit organisieren möchten, sollten Sie die Flexibilität in Betracht ziehen, Abfragen Ihren Swimlanes oder Kartenfarben zuzuweisen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, nach denen Sie Fragen stellen können:
- Art der Arbeit: UX, Design, Frontend, Datenbank usw.
- Label: Erstellen Sie team- oder projektspezifische Labels.
- Komponenten: Teilen Sie Ihr Projekt in Abschnitte auf und weisen Sie jedem Abschnitt eine Komponente zu.
- Aufwands- und Zeiterfassung: Prognostizieren Sie den Durchsatz, indem Sie den Aufwand auf einen Blick nach Arbeitselement erfassen.
- Geschäftswert oder Reporter: Organisieren Sie sich nach Stakeholdern oder Geschäftsbereichen.
- Benutzerdefinierte Felder: Zeigen Sie das Benutzersegment oder ein anderes benutzerdefiniertes Feld an, das für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist.
Kanban- und Jira-Boards können verschiedene Projektmanagementprozesse unterstützen, vom Projektplan über das Workflow-Management bis hin zur Kommunikation mit Stakeholdern. Du musst nur herausfinden, was verfügbar ist, und mit deinen Jira-Anpassungen kreativ werden.
Organisieren Sie sich mit den Projektmanagement-Tools von Jira
Unabhängig von Ihrer Präferenz für agile Methoden sind eine effektive Projektorganisation und -überwachung ohne eine Art von Projektmanagement-Software fast unmöglich. Aber seien wir ehrlich — das Letzte, was Ihr Team oder Ihre Organisation braucht, ist ein anderes Tool.
Deine Softwareentwickler lieben es, Jira Software zu verwenden. 🤟 Du kannst konfigurieren Jira-Workflows und Anpassungen, um selbst den anspruchsvollsten Projektmanagementanforderungen mit nur wenig Aufwand gerecht zu werden. Sie sparen Zeit und den Aufwand, ein externes Produkt zu integrieren oder schlimmer noch, Projektdaten für Ihre Berichterstattung und die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern manuell zusammenzuführen.
Der Atlassian Marketplace ist eine großartige Quelle, um Add-Ons für noch mehr Funktionen zu finden, um die Anforderungen Ihres Aufgabenmanagements und Ihres Projektteams zu erfüllen. Easy Agile hat zwei Apps speziell zur Unterstützung von Projektmanagern entwickelt: Einfacher agiler Teamrhythmus und Einfache agile Programme.
Einfacher agiler Teamrhythmus hilft Scrum- und Kanban-Teams bei der Planung und Verwaltung ihrer Arbeit mit dem Kontext, den ein User-Story-Map-Format bietet. Die Funktion „Team-Retrospektive“ hilft Ihrem Team, sich auf kontinuierliche Verbesserungen zu konzentrieren.
Sehen Sie sich Team-Swimlanes an, verfolgen Sie teamübergreifende Abhängigkeiten und konzentrieren Sie sich auf Programmebene mit epischen und Feature-Only-Ansichten mit unseren App „Programme“.
Egal, ob du ein Kanban- oder Scrum-Team unterstützt, die Erstellung von Roadmaps, die Versionsplanung und die Planung von Programminkrementen in Jira ist jetzt noch einfacher!