The State of Atlassian Report von Adaptivist (eine Zusammenfassung)

Scrum ist nicht die einzige agile Softwareentwicklungsmethode, die es gibt. 😲 Wenn Sie mit Kanban nicht vertraut sind, versprechen wir Ihnen, dass wir nicht abtrünnig werden — Kanban ist agil. Und die Projektmanagement-Tools von Jira machen die Organisation eines Kanban-Teams wirklich einfach.

Kanban stammt aus Schlank Prinzipien und konzentriert sich auf die Vermeidung von Verschwendung und die Bewertung von Prozessen während des gesamten Projektlebenszyklus und nicht erst am Ende. Die wichtigsten Grundlagen von Lean sind Zweck, Prozess und Mitarbeiter. Klingt ziemlich agil, nicht wahr?

Die Projektmanagement-Tools von Jira helfen dir, einen guten Start mit Kanban zu haben. Du kannst die Standard-Jira-Boards verwenden oder dich mit Anpassungen austoben. Es liegt an dir und deinem Team.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Kanban oder Scrum ist das Richtige für Ihr Unternehmen, lesen Sie weiter. Wir geben Ihnen einige Informationen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen. Wir geben dir auch einige Tipps, wie du die Projektmanagement-Tools von Jira verwenden kannst, um deine Arbeit zu organisieren und dein Team produktiv zu halten.

Was ist besser: Scrum oder Kanban?

Beides. Oder keines von beiden. Scrum und Kanban sind beide effektive Methoden für die Softwareentwicklung. Welches ist das Beste für Ihre Organisation ist eine bessere Art, die Frage zu stellen. Die Antwort hängt von der Art der Arbeit oder den Projekttypen ab, die Ihrem Team zugewiesen sind.

Scrum wird generell empfohlen, wenn:

• Ihr Projekt ist relativ stabil, was bedeutet, dass Sie einige Wochen ohne größere Änderungen der Anforderungen, Funktionen oder der allgemeinen Produktausrichtung auskommen können.
• Der Großteil der Arbeitsaufgaben Ihres Teams besteht aus komplexen Funktionen oder wichtigen Produktupdates und nicht aus kleinen Optimierungen, Bugfixes oder reaktionären Arbeiten aufgrund von externem Feedback.
• Sie können Ihre Arbeit einige Wochen im Voraus planen, in der Regel ohne wesentliche Änderungen des Umfangs oder der Anforderungen.
• Sie haben ein funktionsübergreifendes Team, das bereit und in der Lage ist, die Arbeit als Team und nicht einzeln anzugehen.

Wenn das Folgende eher nach Ihrem Softwareentwicklungsteam klingt, sollten Sie Kanban in Betracht ziehen:

• Ihre Arbeit ist dynamisch mit häufigen Prioritätswechseln.
• Normalerweise arbeitest du an kleinen Updates, Bugfixes oder reagierst auf Kundenwünsche.
• Ihre Teamressourcen werden für mehrere Projekte oder Produkte gemeinsam genutzt.
• Die meisten Ihrer Teammitglieder arbeiten unabhängig, da Sie in der Regel nicht zusammenarbeiten müssen.

Schließlich sollten Sie berücksichtigen Wasserfall 😲 wenn:

• Ihre Arbeit ist vorhersehbar oder wiederholt sich (jährliche Updates oder regelmäßig geplante Upgrades).
• Sie sind zu 100% mit der Arbeit, der Technologie und dem gewünschten Ergebnis vertraut.
• Es besteht kaum eine Chance, dass sich der Umfang oder die Anforderungen ändern.
• Es gibt einen absoluten Pfad von Anfang bis Ende, der durch gesetzliche oder behördliche Compliance-Standards vorgeschrieben ist.

Schau, wir lieben Agile genauso wie jeder andere. Aber wir lassen nicht zu, dass unsere Leidenschaft für Scrum und Kanban der Schaffung des bestmöglichen Arbeitsumfelds für unsere Teams im Weg steht. Die beste Softwaremethode und der beste Prozess sind die, die am besten zu Ihrem Team passen.

So startest du mit einem Kanban-Projekt in Jira

Atlassian hat eine großartige Plattform entwickelt, um Jira-Benutzern bei der Verwaltung von Kanban-Teams zu helfen. Schritt 1 ist die Auswahl der Kanban-Vorlage, wenn du dein neues Projekt erstellst. Ganz einfach. 🤓

Als Nächstes möchten Sie Ihren Kanban-Workflow einrichten. Jira erstellt einen Standard-Workflow für dich: Backlog, Zur Entwicklung ausgewählt, In Bearbeitung und Fertig. Die Standardeinstellung funktioniert hervorragend für viele Teams, aber wenn du sie anpassen möchtest, klicke auf das Punktmenü in der oberen rechten Ecke und dann auf „Board-Einstellungen“.

In den Board-Einstellungen kannst du beim Anpassen verrückt werden:

• Spalten und Schnellfilter
• Schwimmbahnen und Kartenfarben
• Karten- und Ausgabedetailansichten
• Rangstufen der Priorisierung
• Arbeitstage
• Integration des Vorstands in eine Roadmap.

Eines der Ziele von Kanban ist es, Bereiche in Ihrem Prozess in Echtzeit zu isolieren, die die Arbeitsausführung verlangsamen. Denken Sie daran, wenn Sie über jeden Schritt in Ihrem Prozess nachdenken und entscheiden, für welche Schritte eine Spalte im Arbeitsablauf benötigt wird.

Um zu vermeiden, dass dein Board 20 Spalten enthält, solltest du in Betracht ziehen, verwandte Schritte zu kombinieren oder aufeinanderfolgende Schritte zu gruppieren, die normalerweise sehr schnell ablaufen.

Lassen Sie uns über WIP-Limits sprechen

Nachdem Sie Ihr Kanban-Board erstellt haben, ist es an der Zeit, WIP-Limits festzulegen. (Das ist noch in Arbeit für die Anfänger.) WIP-Grenzwerte verhindern, dass Sie eine Phase des Workflows mit zu viel Arbeit überlasten.

Lassen Sie uns über den Zweck eines WIP-Limits sprechen. WIP-Limits helfen Ihrem Team, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, sodass es diese abschließen, bereitstellen und mit der nächsten Aufgabe fortfahren kann.

Viele Dinge, die gerade in Bearbeitung sind, neigen dazu, die Leute abzulenken. Sie arbeiten eine Weile an einer Aufgabe, wechseln dann zu einer anderen Aufgabe, beenden keine von beiden und setzen nichts ein. 😕 Das nennt man Kontextwechsel, und das saugt deiner Produktivität das Leben aus.

WIP-Grenzwerte zeigen Ihnen auch Engpässe in Ihrem Prozess. Je nach Arbeitsablauf kann es vorkommen, dass sich die Arbeit eines bestimmten Teammitglieds in „In Bearbeitung“ stapelt, aber nichts wird in den Status „Erledigt“ verschoben. Sie müssen herausfinden, warum.

Wenn Ihr Arbeitsablauf spezifischer ist, stellen Sie möglicherweise eine Arbeitsüberlastung für das Datenbankteam fest, während für Ihren Frontend-Entwickler nichts in Bearbeitung ist.

WIP-Limits lösen diese Probleme nicht, aber sie informieren dich, wenn du ein Problem hast, damit du dich damit befassen und eine Lösung finden kannst.

Tipps zur Verwendung von Kartenfarben und Swimlanes

Beim agilen Projektmanagement für ein Kanban-Team geht es darum, das Team produktiv zu halten, ohne ihnen in die Quere zu kommen. Es geht darum, über den Gesamtstatus zu berichten, Probleme zu antizipieren und Probleme zu lösen. Kartenfarben und Swimlanes geben Projektmanagern auf einen Blick einen Einblick in die wichtigsten Teamkennzahlen.

Kartenfarben und Swimlanes stehen für bestimmte Problemattribute oder sie können Abfrageergebnisse oder Verantwortliche darstellen. Wir stellen uns die Kartenfarben gerne als detailliertere Daten zur Problemverfolgung vor, während Swimlanes uns ein übergeordnetes Bild der gesamten Arbeit vermitteln.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Arbeit organisieren möchten, sollten Sie die Flexibilität in Betracht ziehen, Abfragen Ihren Swimlanes oder Kartenfarben zuzuweisen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, nach denen Sie Fragen stellen können:

• Art der Arbeit: UX, Design, Frontend, Datenbank usw.
• Label: Erstellen Sie team- oder projektspezifische Labels.
• Komponenten: Teilen Sie Ihr Projekt in Abschnitte auf und weisen Sie jedem Abschnitt eine Komponente zu.
• Aufwands- und Zeiterfassung: Prognostizieren Sie den Durchsatz, indem Sie den Aufwand auf einen Blick nach Arbeitselement erfassen.
• Geschäftswert oder Reporter: Organisieren Sie sich nach Stakeholdern oder Geschäftsbereichen.
• Benutzerdefinierte Felder: Zeigen Sie das Benutzersegment oder ein anderes benutzerdefiniertes Feld an, das für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist.

Kanban- und Jira-Boards können verschiedene Projektmanagementprozesse unterstützen, vom Projektplan über das Workflow-Management bis hin zur Kommunikation mit Stakeholdern. Du musst nur herausfinden, was verfügbar ist, und mit deinen Jira-Anpassungen kreativ werden.

Organisieren Sie sich mit den Projektmanagement-Tools von Jira

Unabhängig von Ihrer Präferenz für agile Methoden sind eine effektive Projektorganisation und -überwachung ohne eine Art von Projektmanagement-Software fast unmöglich. Aber seien wir ehrlich — das Letzte, was Ihr Team oder Ihre Organisation braucht, ist ein anderes Tool.

Deine Softwareentwickler lieben es, Jira Software zu verwenden. 🤟 Du kannst konfigurieren Jira-Workflows und Anpassungen, um selbst den anspruchsvollsten Projektmanagementanforderungen mit nur wenig Aufwand gerecht zu werden. Sie sparen Zeit und den Aufwand, ein externes Produkt zu integrieren oder schlimmer noch, Projektdaten für Ihre Berichterstattung und die Kommunikation mit Ihren Stakeholdern manuell zusammenzuführen.

Der Atlassian Marketplace ist eine großartige Quelle, um Add-Ons für noch mehr Funktionen zu finden, um die Anforderungen Ihres Aufgabenmanagements und Ihres Projektteams zu erfüllen. Easy Agile hat zwei Apps speziell zur Unterstützung von Projektmanagern entwickelt: Einfacher agiler Teamrhythmus und Einfache agile Programme.

Einfacher agiler Teamrhythmus hilft Scrum- und Kanban-Teams bei der Planung und Verwaltung ihrer Arbeit mit dem Kontext, den ein User-Story-Map-Format bietet. Die Funktion „Team-Retrospektive“ hilft Ihrem Team, sich auf kontinuierliche Verbesserungen zu konzentrieren.

Sehen Sie sich Team-Swimlanes an, verfolgen Sie teamübergreifende Abhängigkeiten und konzentrieren Sie sich auf Programmebene mit epischen und Feature-Only-Ansichten mit unseren App „Programme“.

Egal, ob du ein Kanban- oder Scrum-Team unterstützt, die Erstellung von Roadmaps, die Versionsplanung und die Planung von Programminkrementen in Jira ist jetzt noch einfacher!

Sprints sind das Herzstück von agile Prinzipien. Und so nutzt ein Scrum-Team einen vordefinierten Zeitraum, um gemeinsam auf ein vereinbartes Ziel hinzuarbeiten. Ein Sprint konzentriert sich auf Interaktion und Zusammenarbeit, um funktionierende Software zu entwickeln. Ein Team muss viel Arbeit leisten, um seine Sprint-Workflows in Jira aufrechtzuerhalten. Das Ändern des Aufgabenstatus, das Informieren von Teamkollegen über Sprint-Änderungen und das Synchronisieren der Codeänderungen der Entwickler mit den Jira-Aufgaben können zu einer Menge manueller Mausklicks führen. 🖱

Viele dieser manuellen Schritte können automatisiert werden, um Ihrem Team den Aufwand zu ersparen.

Hilf deinem Scrum-Team mit Jira-Automatisierungen

Gedränge ist ein Framework, um agiles Arbeiten zu erledigen. Das Scrum Veranstaltungen sind:

• Sprint: Der Zeitraum, in dem das Team auf sein Sprintziel hinarbeitet (z. B. die Fertigstellung einer bestimmten Anzahl von User Stories aus dem Produkt-Backlog). Der nächste Sprint beginnt, wenn der vorherige endet.
• Sprint-Planungsmeeting: Ein Meeting, in dem der Umfang des Aufwands festgelegt wird, der für Backlog-Elemente erforderlich ist, die vom Product Owner priorisiert wurden. Das Softwareentwicklungsteam verpflichtet sich, diesen Arbeitsaufwand zu erledigen.
• Tägliches Scrum: A kurzes Treffen an jedem Werktag wenn sich die Mitglieder des Scrum-Teams gegenseitig über den Fortschritt ihrer Arbeit innerhalb des Sprints informieren. Es ist an der Zeit, einem anderen Teammitglied, das möglicherweise bei einem Problem feststeckt, Unterstützung zu gewähren oder die Blockierung zu entsperren.
• Sprint Review: Eine Gelegenheit für das Scrum-Team und die Stakeholder, die Ergebnisse des abgeschlossenen Sprints zu überprüfen und zu erörtern, welche Auswirkungen sie auf zukünftige Sprints haben.
• Sprint-Retrospektive: Ein Meeting, um Möglichkeiten zur Verbesserung der agilen Prozesse des Teams und seiner Interaktionen untereinander zu finden.

Welche Scrum-Rollen sind beteiligt:

• Softwareentwickler: Sie erledigen die Arbeit, wollen aber keine Sprint-Überraschungen.
• Product Owner: Diese Person priorisiert die Arbeit und muss manchmal ungeplante Änderungen mitten im Sprint vornehmen.

Jeder Spieler im Softwareentwicklungsteam, von Startups bis hin zu etablierten Unternehmen, hat sich wiederholende Aufgaben, die er während seiner Sprint-Events ausführen muss. Da wir alle Menschen sind, vergessen wir beim Sprinten manchmal, den Status von Problemen zu ändern oder die kleinen Dinge in Jira zu erledigen, damit jeder im Team in Echtzeit weiß, was in unserem Sprint passiert.

Automatisieren Sie Ihre Sprint-Workflows mit Jira

Hab keine Angst. Jira kann dabei helfen, typische Sprint-Workflows wie Aufgabenübergänge und Teambenachrichtigungen zu automatisieren. 🤯 Agiles Projektmanagement in der Softwareentwicklung ist eine Methode, die der Automatisierung förderlich ist. Du kannst Verhaltensweisen in deinen Jira-Problemen verknüpfen, um Aktionen über Tools wie Slack und MS Teams, E-Mail, GitHub, Bitbucket und GitLab auszulösen.

Du kannst Jira-Automatisierungen verwenden, um Dinge wie die folgenden zu tun:

• Informieren Sie Teammitglieder und Stakeholder über alle Änderungen an einem Sprint
• Auslösen von Aktionen auf der Grundlage von Aufgabenübergängen innerhalb einer Sprint-Iteration
• Synchronisiere den Status und die Story Points von Jira-Aufgaben und Unteraufgaben
• Verbinde Code-Commits und Build-Statuen mit Jira-Issues

Oh mein Gott!

Wenn Sie nicht wussten, dass es diese Tools gibt, haben Sie hier die Gelegenheit, sie zu erlernen.

Automatisieren Sie Ihren Weg zur Konnektivität

Halten Sie agile Teamkollegen auf dem Laufenden

Wenn ein Sprint beginnt, ist es wichtig, dass der Product Owner die Teammitglieder benachrichtigt, wenn sich etwas ändert. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sich dies nicht negativ auf Ihre Fähigkeit auswirkt, Ihr Sprintziel zu erreichen.

Die Kommunikation innerhalb agiler Teams ist von größter Bedeutung, und Jira bietet Möglichkeiten, dein Scrum-Team automatisch zu benachrichtigen, basierend auf Regeln, die du für deinen Sprint festgelegt hast. Du kannst zum Beispiel E-Mails oder Slack-Benachrichtigungen senden, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.

Koordination von Aufgaben und Unteraufgaben

Unteraufgaben sind eine praktische Funktion in Jira. Sie helfen dir dabei, Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen und ihren Fortschritt zu verfolgen, während sie bearbeitet werden. Scrum Master empfehlen dies in agilen Methoden allgemein, aber es kann leicht sein, dass Unteraufgaben nicht mehr mit ihren übergeordneten Aufgaben synchronisiert werden. Wir werden bald eine Jira-Automatisierung erlernen, um dies zu verhindern.

Verbinde die Arbeit mit Entwicklercode und Jira-Problemen

Ihr Entwicklungsteam hat während eines Sprints viel um die Ohren. Es muss nicht nur alle seine User Stories fertigstellen, sondern es gibt auch die Mechanik, Code-Commits von Entwicklern mit ihren zugehörigen Jira-Tickets zu synchronisieren. Und immer daran zu denken, diese mit Jira-Tickets im Einklang zu halten, ist lästig. Wie du sehen wirst, gibt es Möglichkeiten, die in GitHub, Bitbucket und GitLab durchgeführten Aktionen miteinander zu verbinden und Jira-Tickets zu aktualisieren.

Jira-Automatisierungen FTW

Hier sind unsere neun Lieblings-Jira-Automatisierungen, die unseren Sprint-Workflow optimieren.

1. Benachrichtige Teammitglieder, wenn eine Story zu einem Sprint hinzugefügt wird

Scope Creep (Hinzufügen neuer Punkte zu einem Sprint, nachdem er gestartet wurde) ist niemandes Freund. Es gibt jedoch Zeiten, in denen ein Product Owner einen Artikel aus dem Produkt-Backlog abrufen und zum aktuellen Sprint hinzufügen muss. In diesem Fall empfiehlt es sich, das gesamte Team darüber zu informieren, dass eine Änderung vorgenommen wurde. Verwenden Sie diese praktische Automatisierungsvorlage um eine E-Mail an Ihr Team zu senden, wenn Backlog-Elemente zu einem Sprint hinzugefügt werden.

2. Weisen Sie eine Aufgabe automatisch zu, wenn sich ihr Status ändert

Einige Teammitglieder müssen darauf aufmerksam gemacht werden, wenn ein Problem auf ihren Teller gerät. Wenn der Status eines Vorgangs beispielsweise zu In Bearbeitung wechselt, können Sie weist es automatisch einem QA-Teamkollegen zu.

3. Feiere, wenn dein Sprint vorbei ist, indem du eine Slack-Nachricht sendest

Während eines Sprints passiert viel Arbeit. Da Ihr nächster Sprint immer sofort beginnt, wenn der aktuelle endet, ist es oft schwierig, Zeit zu finden, um Siege zu feiern. Nutze diese Feier, um sende eine lustige Slack-Nachricht an dein Team, wenn die letzte Ausgabe des Sprints abgeschlossen ist. Mit Automatisierung kannst du dafür sorgen, dass Sprints Spaß machen!

4. Automatisches Einfügen von „In Bearbeitung“ -Vorgängen in den aktuellen Sprint

Um sicherzustellen, dass Jira-Probleme in Progress im aktuellen Sprint sichtbar sind, gibt es viele bewegliche Teile. Niemand will versteckte Arbeit. Wenn ein Entwickler eine Aufgabe in „In Bearbeitung“ verschiebt, können Sie automatisch zuweisen zum aktuellen Sprint.

5. Addiere die Storypoints der Unteraufgaben und aktualisiere den Wert der übergeordneten Aufgabe

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Storypoint-Gesamtwerte korrekt sind automatisches Summieren der Punkte Ihrer Unteraufgaben und Aktualisierung der übergeordneten Aufgabe mit dem Wert. Mit dieser raffinierten Automatisierungsregel werden sie nie aus dem Gleichgewicht geraten.

6. Schließen Sie ein Problem, wenn alle zugehörigen Unteraufgaben abgeschlossen sind

Manche Leute arbeiten gerne mit Unteraufgaben, was großartig ist. Es kann jedoch leicht übersehen werden, eine übergeordnete Aufgabe zu schließen, nachdem Sie Ihre Arbeit abgeschlossen und alle Unteraufgaben abgeschlossen haben. Nun... du kannst schließt automatisch eine übergeordnete Aufgabe wenn alle Unteraufgaben abgeschlossen sind, damit dies nicht passiert. 🤖

7. Verschieben Sie eine Aufgabe nach einem Commit in Progress

Sparen Sie Ihren Entwicklern Zeit, indem Sie redundante Aufgaben reduzieren. Wenn ein Code-Commit erfolgt, bedeutet dies, dass an einer Aufgabe gearbeitet wird. Verbinde Jira mit deinem Commit-Repository (GitHub, Bitbucket oder GitLab), sodass bei einem Code-Commit das zugehörige Jira-Problem angezeigt wird wechselt zu In Bearbeitung.

8. Füge einem Ticket einen Kommentar hinzu, wenn eine Pull-Anfrage gestellt wird

Das Hinzufügen von Details zu einem Jira-Ticket aus einem Pull-Request kann ein Copy-and-Paste-Job sein — muss es aber nicht. Verwende einen Trigger, um die Details aus der Anfrage hinzuzufügen in einen Jira-Kommentar.

9. Benachrichtige das Entwicklungsteam, wenn ein Jenkins-Build fehlschlägt

Bestimmte Probleme können es kaum erwarten, beim nächsten täglichen Stand-up vom gesamten Team erkannt zu werden. Wenn Ihr Jenkins-Build fehlschlägt, ist dies eine großartige Möglichkeit lass es das ganze Team wissen per Slack, MS Teams oder E-Mail... sofort.

Machen Sie agile Sprints einfach

Automatisierungen in Jira erleichtern einem Sprint-Team das Leben, indem sie die manuelle Arbeit reduzieren, die erforderlich ist, um die Mechanik eines Sprints am Laufen zu halten.

Sie können modifizierte Versionen dieser Automatisierungen mit Easy Agile verwenden, um Agile noch einfacher zu machen! Feiern Sie zum Beispiel Erfolge in der Roadmap, indem Sie Ihr Team benachrichtigen, wenn Probleme in Ihrem Unternehmen abgeschlossen sind Einfache Agile Roadmaps für Jira, oder synchronisiere deine Jira-Datenfelder mit deiner Roadmap. Es gibt viele Möglichkeiten, Regeln und Trigger zu kombinieren, damit Jira-Automatisierungen für dich funktionieren.

As an agile team, you’re likely well aware of Jira software and its supreme capabilities for creating agile workflows. Jira workflows are a staple for development teams (ours included! 🕺), and there’s no question why.

Jira takes a customer-first approach to design projects, and it’s highly customizable, making it extremely popular among agile teams working in software development. As the folks who developed Jira at Atlassian like to say, “The more agile your team is, the more Jira will be able to help.”

Our team has been using Jira workflows for years, and we’ve learned a thing or two along the way. Okay, we’ve learned a lot along the way. 😎

We’ve also dedicated our company to making products that work directly with the Jira software you use. While you probably already know how to use Jira workflows, you may not be getting the most out of them. In this post, we’ll share seven best practices for getting the absolute most out of your workflows.

Free workflow apps

Try our FREE Jira workflow apps available on the Atlassian Marketplace!

Easy Agile Scrum Workflow for Jira

Easy Agile Kanban Workflow for Jira

Why dev teams choose Jira workflows

Unlike traditional project management tools, Jira takes an agile approach to product development. Jira Software is a family of software platforms designed to help agile teams do what they do even better, so team members can plan, track, and release great software every time.

The Jira server allows for multiple frameworks, including both Scrum and Kanban processes, making it completely versatile, no matter what style you’re used to. It helps you manage all phases of your workflow with complete visibility, and you can continually improve your performance based on detailed real-time data.

🙋🏼 If you’re new to Jira, follow this how-to tutorial from Atlassian for developers joining an existing Jira cloud project.

Jira workflow best practices and lessons learned

We love its flexibility and how it helps development teams work to meet stakeholder and customer needs. Our two CEOs worked directly with the Atlassian Jira team for five years, where they got to know the product inside and out.

1. Make customer-focused decisions

Every decision you make should be customer-focused. Repeat that again and again — you can even record it on your phone and listen to it while you sleep every night! Agile methodologies are especially effective because they focus on this priority in every problem.

Keep this mantra top of mind through every step of your Jira project, such as when you add workflows, create new workflows, define specific issue fields, or resolve issue types. To continually bring value to the customer, you need to visualize their journey from start to finish.

User story maps are invaluable tools for keeping customers at the forefront of everything you do. They help teams prioritize based on customer needs, and they give a clear view of the customer journey. It’s their story, after all, so why not view your backlog from their perspective?

Easy Agile TeamRhythm transforms flat backlogs into impactful, visual representations of the customer journey. The app integrates seamlessly with your agile boards in Jira and is designed to help teams provide value to customers quickly and frequently.

2. Use personas to gain a deeper understanding of your audience

Personas are the ultimate tool for empathizing with customers. They ask important questions about users so development teams can gain a deep understanding of the people who will use the product they’re working on. If you aren’t using personas yet, move it to the top of your to-do list.

A persona asks important questions of the user to capture buying habits, pain points, behavioral patterns, demographics, and more. Using these directly with your user story maps or alongside your product roadmap will help you make the decisions that will bring the most value to the customer.

Easy Agile Personas for Jira configures directly with your current Jira projects. The app has the functionality to create and store customer personas natively in Jira software, so you can prioritize customer needs every step of the way.

3. Create a workflow for your team, not everyone else

Some teams create a one-size-fits-all workflow and duplicate it across issue types with only small changes on the way. Depending on the team, that might not work. A status and transition that works for one issue type, for example, might not work for another. Some issues may require specific statuses and transitions, or even restrictions and automations that only work for them. You can mold a template, but it’ll never be the most effective workflow for your team.

Still, the one-size-fits-all approach is tempting. It’s easier too. But ultimately, the people on your team will end up working with a tool not made for them, but for someone else. Remember, as an admin your job is to serve the people on your team. You want your team to work with joy and harmony. You want your workflows to be effective for the people working in them, not easy to create for the admin. Putting in the effort now will have a scaling effect, given that the people on your team have to work in Jira every day.

If not one-size-fits-all then, what do we recommend?

Start from scratch. Start from zero, from nothing. Clear your mind of all templates that exist and do the work of talking to your team. Figure out the steps your team goes through and translate them into Jira. Talk to a representative from each role on your team, and make sure their needs are met. The best workflow is the one that’s tailored to your team, not for everyone else. It’s not easy and it’s going to take time, but your teams will thank you for it.

4. Don’t add more detail than what’s needed

When working in Jira, there’s such a thing as too much detail. Although it can be tempting to include absolutely everything, this may not actually be the best move.

Overuse of custom fields can lead to a slower response time on Jira issues, and it may cause frustrating holdups. Don’t get in your own way by creating an overly complicated structure. Whenever adding to your Jira workflow, think back to your customer needs and OKRs. Simple is often the more effective choice.

5. Don’t over-customize or overcomplicate

Custom workflows offer dev teams a solution that can be adapted to meet their current needs. But customization can come at a price.

As your Jira workflows evolve, they will become more and more unrecognizable from one workflow to the next. In some cases, they may get to the point of becoming a completely different species that will have trouble working with original versions.

Add custom fields when you need to, but don’t overdo it on complex workflows. Set standard practices across your team for how and when different workflows are customized to minimize compatibility issues. Ensure that customization is approved by those who understand OKRs and have the entire big picture in mind. It may be prudent for larger teams to limit admin assignee access to prevent unnecessary and possibly harmful customizations.

6. Keep your workflow simple: limit statuses and transitions

Adding a status for every part of your team’s process may seem like a good idea, and Jira definitely supports it. But keep in mind that every status and transition adds more complexity for the team working in the workflow. If you want to move fast, keep your process lean.

After mapping how your team works, include only the statuses and transitions you need. A workflow with too many statuses and transitions can be confusing to understand. Remember that the team working in the workflow will have to understand and use it.

7. Iterate on your workflow

It’s great to plan out your workflow, but don’t worry about getting the perfect workflow on the first try. Teams change, and Jira can adapt to those changes. What’s important is creating the best workflow you can now and iterating based on changes and feedback from the team.

This may seem counterintuitive, especially if your team isn’t used to working agile and wants to set and forget the workflows. Keep in mind that Jira workflows are here to serve your team’s needs at the current time. They’re here to adapt to your needs right now. As you evolve, your workflows evolve with you.

8. Involve stakeholders when creating workflows

These include both internal and external stakeholders in the process to ensure their needs are consistently met. The product manager is just one person with one viewpoint — you need a variety of team perspectives.

Stakeholders need to be involved, and they need to have continual access to essential documents, such as your product roadmap or user story map. These living documents are a work in progress. They represent the overall vision at any given time, and since they’re always evolving, your stakeholders need to know how to access them and how to decipher them.

When admins don’t involve the team in creating workflows, the workflow may not be the best one for the team. Remember that when you’re building a workflow, you’re doing it for people. These people will be working with the workflow you build, so make it work for them.

To create effective workflows, involve a stakeholder from each role within your multidisciplinary team. Here are some key roles to consider:

• Product Manager: Understands the overall vision and roadmap.
• Software Engineer: Knows the technical intricacies and feasibility.
• Product Designer: Focuses on user experience and interface design.
• Content Designer: Ensures that content is clear and effective.
• Quality Assurance Engineer: Guarantees the product meets quality standards.

Get a representative from each of these roles, find out how they work, and once you’ve created your workflows, check that they’re happy with them. If you don’t, you might end up with statuses and transitions that people don’t use, and you might miss important workflow rules that can speed your team up.

Then take your team’s feedback and iterate. They’re the ones who are working in Jira.

9. Teach stakeholders about the iterative process

When it comes to agile and working in Jira, everything is iterative. The plan you set out with is bound to change with the needs of your customers.

This is really difficult for some stakeholders to understand, especially if they’re not used to working with agile. The ideas and methodologies that come naturally to you may be completely foreign to the stakeholders and key customers you involve in the process.

Take it slow and BE PATIENT. Teach stakeholders about the agile process, and ensure they understand that any plan is completely subject to change. Plans are “living documents” that represent what the team hopes to accomplish based on what will provide the most value to customers in that snapshot of time.

10. Test your workflow

If you don’t test enough, you’ll have a workflow with so many errors they’re hard to fix. If you test too much too early, you won’t be able to move quickly. Testing is a balancing act. There are no hard rules, but there are two stages where people usually test their workflows:

Stage 1 - Testing the new workflow in a separate project or instance

Before you get your team to use your workflow, you want to check that everything works properly. To do so you can copy your workflow to:

• A separate Jira project
• A separate Jira site, if you have one

Either way, you want a place in Jira that doesn’t impact people in the project for testing. There you can create sample issues and manually run through every step of the workflow. You can check for things like:

• Whether the statuses and transitions make sense
• If the issue ever gets stuck at particular steps in the workflows
• Whether workflow rules are working properly
• How a representative from each role in your team goes through the workflow

Stage 2 - Testing with your team in your actual project

Testing is a continuous process.

After getting your workflow into Jira, there are bound to be problems your team runs into that you didn’t consider. That’s why it’s important to get feedback from the people actually using the workflow.

It’s not something you have to do every day, or even every week, but keep in touch with your team every now and then. If you have meetings about the tools you use or about how you work, make sure to talk about how the workflows are working for them.

11. Make use of agile Jira apps

Jira is a fantastic platform with tons of features and development tools for agile teams that we can’t praise highly enough, but it doesn’t come with everything. Take advantage of plugins designed to help teams just like yours. The Atlassian marketplace offers a number of Jira apps that provide specific solutions, including Easy Agile’s four Jira plugins:

• Easy Agile TeamRhythm
• Easy Agile Programs
• Easy Agile Roadmaps
• Einfache agile Personas

Jedes unserer Plugins lässt sich nahtlos in Jira integrieren, um deine Entwicklung zu vereinfachen und deine Geschäftsprozesse zu optimieren.

Marktplatz

Probiere eine unserer Apps aus 30 Tage kostenlos — wir sind sicher, dass du sie lieben wirst. Wenn Sie Fragen haben, kontaktiere unser Team oder schauen Sie sich die Demos auf jeder Produktseite an, um mehr zu erfahren.